Performance-Messung: Was macht die Darstellung von KPIs aus?

Das Definieren unternehmerischer Ziele (z. B. eine Umsatzsteigerung um 5 %) erfolgt immer mittels sogenannter Leistungskennzahlen (engl. Key Performance Indicators; KPIs). Diese werden im Geschäftsalltag auch genutzt, um zu überwachen, wie effektiv ein Unternehmen seine wesentlichen Ziele erfüllt.

Zudem bieten KPIs eine Möglichkeit für Vergleiche: Betriebswirtschaftliche Sachverhalte (vor allem mit sehr komplexem Charakter) lassen sich auf diese Weise vereinfacht als Zahlen kenntlich machen – eine wichtige Voraussetzung für schnelleres Erfassen, leichteres Verstehen und letztendlich besseres Entscheiden.

Bei ständiger KPI-Kontrolle sind nicht nur erreichte Fortschritte, sondern auch Rückschritte und Defizite rechtzeitig erkennbar: Eventuelle Schwachstellen und/oder Fehlentscheidungen können schneller behoben bzw. rückgängig gemacht werden. So wird der Geschäftserfolg langfristig gefestigt und ausgebaut, während das Vertrauen von Stakeholdern steigt.

Ein Blick auf die Berichtsrealität von Unternehmen offenbart allerdings generell eine massive Diskrepanz bezüglich der Art und Weise, wie KPIs dargestellt und präsentiert werden – sehr häufig mit entsprechendem Optimierungsbedarf.

Wir von s-peers sind jedoch überzeugt: Es bedarf lediglich weniger, aber grundlegender Änderungen, um die Gesamtqualität von Unternehmensberichten schnell und entscheidend zu verbessern.

Fünf goldene Regeln zur Darstellung von KPIs

Für eine möglichst vorteilhafte Darstellung von KPIs lassen sich folgende Grundregeln aufstellen:

1. Definition:

Die Stakeholder sollten stets klar verstehen können, was innerhalb Ihrer Kennzahlen berücksichtigt wurde und was nicht. Das nachvollziehbare Aufzeigen der jeweiligen KPI-Basis ist somit elementar – inklusive des verwendeten Datenursprungs und ggf. durchgeführter Kalkulationen (Metadaten-Prinzip).

2. Verknüpfung: 

Richten Sie Ihre KPIs explizit auf Ihre strategischen Prioritäten aus und weisen Sie mit Verknüpfungen darauf hin. Für diesen Zweck empfehlen sich Symbole, farbliche Kennzeichnungen oder Grafiken mit Varianzen (z. B. in Form von Dashboards).

3. Relevanz: 

Die dargestellten KPIs sollten im Reporting auch mit Aktivitäten und Massnahmen gekoppelt werden können. Erläutern Sie, warum die von Ihnen gewählten Massnahmen zu Ihrer Strategie passen. Verwenden Sie hierzu ein Tool mit effizienten Funktionen für Kommentare und Aktivitäten (Dashboard, BI-System). Erwarten Sie zudem nicht, dass sich Berichtsempfänger die Informationen selbst aus mehreren unterschiedlichen Systemen zusammensuchen.

4. Leistungsdaten und Begründung: 

Geben Sie einen Einblick in das, was die Leistungsdaten zeige Legen Sie dar, welche Faktoren eine Veränderung ausgelöst haben – und ob die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen. Nutzen Sie hierfür Visualisierungsmöglichkeiten anstelle der Textform.

5. Ziele: 

Identifizieren Sie eindeutig die gewünschte Leistung der einzelnen KPIs (Soll) und gleichen Sie diese regelmässig mit dem jeweiligen IST ab. Denken Sie daran: Berichterstellung ist stets eine sich entwickelnde Story, die über die ganze Zeitreihe hinweg lückenlos und nachvollziehbar bleiben muss.

Was bringen uns die fünf goldenen Regeln zur Darstellung von KPIs?

Bereits mit kleinen Änderungen lässt sich die Transparenz bei der Leistungsmessung signifikant steigern. Werfen Sie diesbezüglich einen Blick auf die einzelnen Optimierungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen – und machen Sie damit gleichzeitig ihre Reporting- und BI-Aktivitäten nicht nur effektiver, sondern auch attraktiver und vertrauenswürdiger.