Zwischen Idee und Umsetzung: Einblicke in die Welt des Projektmanagements mit Julian

Mal ganz simpel gefragt: Was macht ein Projektmanager eigentlich genau? Welche Aufgaben gehören dazu und wo fängt dein Job an und hört auf?

Im Grunde genommen sorgt ein Projektmanager dafür, dass Projekte planmässig und im Budgetrahmen umgesetzt werden, dabei achtet er darauf, dass die Interessen der Stakeholder berücksichtigt werden und der Outcome des Projekts den festgelegten Anforderungen erfüllt. Er kümmert sich darum, dass alle Punkte des Projektes im Laufe der Durchführung erfüllt werden.

Es gibt verschiedene Phasen im Projekt, aber es beginnt klassisch immer mit der Initiierungsphase und da wird erstmal geschaut, was das Projekt überhaupt bewirken soll, und was soll der Outcome des Projektes sein. Von dort aus bricht man das runter und geht dann in die Planung, die Projektumsetzung, das Monitoring bis hin zum Abschluss des Projektes. Diese Phasen bleiben immer gleich.

Die genauen Aufgaben können dann aber je nach Projekt und Unternehmen unterschiedlich sein. Es hängt auch davon ab, wie komplex das Projekt ist. Aber im Wesentlichen geht es immer darum, das Projekt zu steuern, das Projektziel zu erreichen und die Anforderungen aller Interessensgruppen zu erfüllen.

Wie bist du eigentlich zum Projektmanagement gekommen – war das schon immer dein Plan oder eher Zufall? Und was waren die grössten Aha-Momente auf diesem Weg?

Um ehrlich zu sein, während meines Studiums fand ich das Thema Projektmanagement recht langweilig. In den Vorlesungen wurde es zwar behandelt, aber so richtig begeistert hat mich das nicht. Es war nicht so, dass ich damals dachte, „Das ist genau mein Ding“.

Der eigentliche Einstieg ins Projektmanagement kam dann mit der Gründung meines eigenen Start-ups. Da war ich plötzlich selbst Projektmanager – man hat ein Projekt, entwickelt eine Idee und muss schauen, dass das Ganze dann umgesetzt wird. Im Laufe der Zeit baute sich ein Team auf, das ich ebenfalls koordinieren musste. Dabei habe ich gemerkt, wie spannend der Weg von der Idee bis zum fertigen Produkt ist. Besonders der Moment, wenn man das Endprodukt sieht und merkt, dass es funktioniert – das hat mir richtig Spass gemacht. Es gibt einem einfach ein gutes Gefühl, stolz auf das Ergebnis zu sein.

In der Folge habe ich noch ein paar andere Projekte gemanagt und immer mehr gemerkt, wie abwechslungsreich und faszinierend dieser ganze Prozess ist. Das war definitiv ein Aha-Moment für mich.

Wie läuft ein typischer Tag bei dir ab – oder gibt es den überhaupt? Gibt es Routinen oder ist jeder Tag eine neue Herausforderung?

Ein typischer Tag? Eigentlich gibt es den nicht wirklich. Wie bereits erwähnt, kein Projekt ist wie das andere, und das gleiche gilt natürlich für die Aufgaben. Ich mein, klar, vielleicht ist zwar das Ziel das gleiche, aber das Projekt in sich kann durch verschiedene Faktoren super unterschiedlich sein.

Das heisst, es gibt zwar tägliche Aufgaben wie Vorbereitungen von Meetings, Projektplan-Updates, Status Updates, und mehr, aber dadurch, dass sich ein Projekt immer weiterentwickelt, verändern sich diese wiederkehrenden Aufgaben ebenfalls. Jeden Tag gibt es neue Herausforderungen oder Erfolge, die den Arbeitsalltag spannend und abwechslungsreich machen. Man weiss nie so genau, was morgen auf einen zukommt – und genau das macht es auch so interessant.

Was sind die grössten Hürden in Projekten, die Du immer wieder aufs Neue meistern musst? Und hast Du einen Geheimtipp, wie man damit umgeht?

Da gibt es einige, aber die wichtigste, die in Projekten immer wieder aktiv beachtet und gemanagt werden muss, ist definitiv die Kommunikation, da gibt es auch einen spannenden Wiki Beitrag von mir. Eine klare Kommunikation ist entscheidend – ohne sie wird es super schwierig, ein Projekt am Laufen zu halten. Wenn die Kommunikation unklar ist, entstehen schnell Missverständnisse, das wiederum führt dann zu doppelter Arbeit, Verzögerungen und manchmal auch zu verlorenen Informationen. Daher ist es wichtig, dass die richtige Nachricht zur richtigen Zeit, auf dem richtigen Weg an die richtigen Personen geht.

Ein weiterer Punkt, der immer wieder eine Hürde darstellt, ist das „Ways of Working“, also wie Arbeit erledigt wird. Wenn verschiedene Teams oder Personen an oder in einem Prozess arbeiten, ist es wichtig, dass alle die bereitgestellten Methoden, Tools und Templates nutzen. Nur so kann man sicherstellen, dass alle effizient arbeiten. Das sorgt vor allem auch für Klarheit und Einheitlichkeit im Projekt.

Eine weitere Hürde, die jeder im Projektmanagement unbedingt beachten sollte ist das Thema Meetings. In Projekten kommt es häufig vor, dass zu viele überflüssige Meetings ohne klarem Ziel stattfinden und das Team gar nicht dazu kommt die eigentlichen Arbeitspakete vernünftig abzuarbeiten. Mein Tipp: Jedes Meeting sollte einen klaren Zweck und eine Agenda mit Ziel haben. Es gibt nichts Schlimmeres, als aus einem Meeting rauszugehen und nicht zu wissen, ob und was jetzt genau zu tun ist. Wenn ein Meeting keinen klaren Zweck hat, sollte es meiner Meinung nach auch nicht stattfinden.

Wie siehst Du die Zukunft des Projektmanagements? Gibt es neue Trends oder Skills, die bald unverzichtbar sein werden?

Ganz klar KI. Ich weiss zwar nicht, was in Zukunft zu diesem Thema noch alles kommt, deshalb würde ich in diesem Zusammenhang sagen, dass ein wichtiger Skill auf jeden Fall, das offen und flexibel für diese Technologien sein, ist.

Sobald man erkennt, dass neue Tools oder Sprachmodelle einen gewissen Einfluss auf die Arbeitsweise haben könnten, sollte man anfangen diese für sich zu nutzen. So kann man am besten herauszufinden, wie man diese in seine eigene Arbeitsweise als Projektmanager einbauen kann.

Und wenn wir gerade schon über KI reden, dann denke ich, dass Themen wie Zwischenmenschlichkeit und Empathie immer wichtiger werden. Ich denke in der Zukunft kann man sich da auch wirklich als Projektmanager abheben, wenn man dieses Themengebiet meistert. Das heisst konkret Eigenschaften, die KI nicht ersetzen kann, wie Empathie, emotionale Intelligenz und vor allem Spass haben. Ich mein gut, man kann jetzt mit KI sich einen Witz kreieren lassen, aber das bringt nicht viel. Ich meine bspw. die Situation in Meetings, wie reagieren die anderen Teilnehmer, wie geht man darauf ein etc., das wird in der Zukunft den Unterschied machen.

Wenn man hier KI zu sehr in den Vordergrund stellt, dann rückt das Zwischenmenschliche in den Hintergrund und ich bin der Meinung Projekte sollten diesen Menschlichkeitsfaktor nicht verlieren, sonst macht es keinen Spass und das wirkt sich dann negativ auf die Ergebnisse und das eigentliche Projekt aus.

Wenn jemand heute Projektmanager werden möchte – was wäre dein bester Rat für den Einstieg? Und gibt es etwas, das du gerne früher gewusst hättest?

Ich denke, der beste Rat ist, einfach auszuprobieren. Man kann sich zwar theoretisch in die Thematik einlesen, aber sollte sich nicht davon abschrecken lassen, weil, wie gesagt, im Studium fand ich das auch sehr langweilig.

Projektmanagement erfordert viel zwischenmenschliche Kommunikation, und wenn das Ziel des Projektes spannend und für einen selbst interessant ist, kann es richtig viel Spass machen. Bei einem Projekt hingegen, bei dem das Ziel einem nicht zusagt, kann es sein, dass das Projektmanagement nicht viel Freude bereitet.

Wenn man offen für Neues ist, lohnt es sich, nach spannenden Projekten zu suchen, in die man reinschnuppern kann. So findet man heraus, ob das Arbeiten in diesem Bereich das Richtige ist und ob man sich in einem solchen Projektumfeld wohlfühlt. Danach kann man weiter entscheiden – vielleicht direkt eine Position als Projektmanager anstreben oder eine entsprechende Zertifizierung machen, um sich selbst in dem Bereich weiterzubilden.