Neue Wege für die SBB AG – Gut «aufgegleist» mit dem automatisierten und cloudbasierten Planungstool: Der SAP Analytics Cloud (SAC)

Die Schweizerische Bundesbahnen AG (SBB) hat ihren Sitz in Bern und ist die staatliche Eisenbahngesellschaft der Schweiz. Sowohl bei der Personenbeförderung als auch beim Umsatz zählt die SBB heute zu den grössten Bahnunternehmen in Europa. Täglich werden über 840 000 Reisende und 185 000 Nettotonnen Güter befördert. Die SBB ist nicht nur im Personen – sowie Güterverkehr vertreten, sondern deckt auch die beiden Geschäftsbereiche Infrastruktur und Immobilien ab.

Das bisherige Planungstool der SBB ist in den letzten Jahren historisch gewachsen und entsprach nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Der Wunsch nach einem performanteren Planungstool war gross, weshalb mit Unterstützung der s-peers AG das alte Planungstool für den Konzernbereich abgelöst und durch ein neues automatisiertes, cloudbasiertes Planungstool in der SAP Analytics Cloud (SAC) ersetzt wurde. Die SAC wurde dabei in die bisherige Infrastruktur eingebettet.

Bis zum Zeitpunkt der Umstellung gab es ein Excel – und Access-basiertes Planungstool, welches durch die SAC ersetzt und dabei in die Infrastruktur der SBB integriert wurde. Die Daten für die Planung kommen von anderen SAP Quellsystemen (SAP BW on HANA, SAP BPC) und aus unterschiedlichen Excel-Dateien.

Das neue Planungstool sollte bereichsübergreifend sein und somit für verschiedene Konzernbereiche der SBB aufgebaut werden. Gestartet wurde die Einbindung mit allen Konzernbereichen bis auf den IT-Bereich. Das Aufbereiten der Dateien war mit dem vorherigen Planungstool sehr zeitintensiv, woraus sich lange Wartezeiten ergaben. Außerdem wies das Tool eine mangelnde Benutzerfreundlichkeit und schlechte Performance auf. Anhand dieser Kriterien ergaben sich folgende Anforderungen an das neue Planungstool: (1) hohes Mass an Benutzerfreundlichkeit, (2) Zuverlässigkeit, (3) Performance, (4) Usability und (5) Sicherstellung des Know-how Transfers an die Planungstoolnutzer.

Der Projektablauf und Coaching-Ansatz bei der SBB AG

Die Umsetzung des gesamten Projekts dauerte fünf Monate (vom 01.2020 bis 05.2020). Der Projektstart war kurz vor dem ersten Corona-Lockdown. Aufgrund des ambitionierten Timings von fünf Monaten und dem coronabedingten Lockdown wurde ein agiler Projektmanagementansatz für den erfolgreichen Projektabschluss immer mehr von Bedeutung.

Um den komplexen Planungsprozess zu verstehen und die Zusammenhänge abzubilden, wurde zu Beginn viel mit Flipcharts, Whiteboards und anderen Visualisierungsmöglichkeiten gearbeitet. Das agile und abteilungsübergreifende Team entwickelte in nur wenigen Monaten ein zukunftsweisendes Planungstool, das sich ohne Probleme in die bestehende Toollandschaft integrieren liess.

Das interdisziplinäre Projektteam bestand aus acht Projektmitgliedern (sechs seitens der SBB und zwei seitens der s-peers AG). Von der SBB aus beteiligt waren zwei Projektkoordinatoren, zwei Verantwortliche für die Koordinierung der gesamten Planung, ein Mitarbeiter aus der IT-Abteilung und ein Mitarbeiter aus der Analytics Abteilung. Die beiden Projektmitglieder von Seiten der s-peers AG waren Berater der Berichtewerkstatt (Analytics | Planning | Reporting).

Zu dem Erfolg des gesamten Projekts hat insbesondere der Coaching-Ansatz und das hohe Engagement des Teams beigetragen. Die User Experience stand zu jedem Zeitpunkt des Projekts im Mittelpunkt, was zu einer kontinuierlichen Schulung der Nutzer und zu einer hohen Akzeptanz des neuen Systems geführt hat. Wann immer eine neue Funktion zum Testen bereit stand, wurden die Anwender zeitnah miteinbezogen und das daraus resultierende Feedback umgehend integriert. Während der Corona-Krise und der damit einhergehenden Homeoffice-Pflicht wurde die Kommunikation zu jeder Zeit aufrechterhalten und führte, entgegen den Erwartungen, zu keinen grossen Einschränkungen der Projektarbeit. Durch die hohe Transparenz und den stetigen Austausch mit den Anwendern konnte die Qualität letztendlich verbessert und sichergestellt werden.

Die Einbindung der Lösung: Beschreibung des Planungstools für die Finanzabteilung

(1) Kostentreiberplanung, (2) Planung externer Mitarbeiter, (3) Erfolgsrechnung Planung Dritte, (4) Interne Leistungsverrechnung Planung, (5) Planung Projekte, (6) zugehörige Planungsdokumente, (7) Konzernbereiche Reporting und (8) Konzernbereiche-Total Reporting.

Projektreflektion und Ausblick auf weitere Entwicklungen mit der SAC bei der SBB AG

Das Ziel, die integrierte Planung der verschiedenen Konzernbereiche in nur einem einzigen Tool abzubilden, konnte durch das Projekt erreicht werden. Das Planungstool wurde zunächst für alle Konzernbereiche, exklusive IT, erstellt, ist jedoch skalierbar und kann daher ohne großen Aufwand an weitere Divisionen angepasst und dort übernommen werden. Durch das zuverlässige Planungstool ist eine hohe Performance gewährleistet und die User erlangen dank der schnellen Datenverarbeitung und der damit verbundenen kurzen Durchlaufzeiten eine große Zeitersparnis. Mittels der Automatisierung wurde die Datenqualität sowie der Arbeitsprozess deutlich verbessert. Zudem ist das Planungstool für die Nutzer einfach und intuitiv in der Bedienung. Eine weitere große Verbesserung liegt in der Dezentralisierung des Know-hows – vielmehr wurde großen Wert auf einen umfassenden Know-how Aufbau und Wissenstransfer gelegt. Für die einheitliche Weitergabe der Anwendung wurde eine ausführliche Dokumentation des neuen Planungstools erstellt. Damit sind die jeweiligen Prozesse standardisiert und das Wissen wird einheitlich weitergegeben. Das cloudbasierte Tool bietet die Möglichkeit, die Planung mit der verbesserten Performance flexibel von überall aufzurufen. Nicht zuletzt wird mit der SAC die Zuverlässigkeit und Stabilität des Planungsprozesses gewährleistet.

Als besonders innovativ wurde der in diesem Projekt angewandte Coaching-Ansatz der s-peers AG hervorgehoben. Im Gegensatz zu einer klassischen Beratung – bei der die Anforderungen direkt umgesetzt werden – standen die Berater dem Projektteam der SBB mit einer Mischung aus Tool-Schulung, Support und Beratung zur Seite. Auf diese Weise kann das Wissen langfristig und nachhaltig bei der SBB aufgebaut und zukünftig auch für die nächsten Projekte genutzt werden.

Bisher wurde das Planungstool für insgesamt 27 Nutzer implementiert, in den nächsten eineinhalb Jahren soll das Planungstool auf 100 zusätzliche Nutzer ausgeweitet werden. Wie gewünscht wurde das Planungstool zunächst für die Konzernbereiche aufgebaut. Bezüglich einer möglichen Erweiterung des Anwendungsbereichs des Planungstools wird darauf geachtet, auch weiterhin durch einen frühzeitigen Einbezug der Anwender die hohe Akzeptanz des neuen Planungstools aufrechtzuerhalten.