De nouvelles voies pour la SA CFF - Bien "en route" avec l'outil de planification automatisé et basé sur le cloud : Le SAP Analytics Cloud (SAC)

Les Chemins de fer fédéraux suisses SA (CFF), dont le siège est à Berne, sont la société nationale de chemin de fer de la Suisse. Tant en termes de transport de voyageurs que de chiffre d'affaires, les CFF comptent aujourd'hui parmi les plus grandes entreprises ferroviaires d'Europe. Chaque jour, plus de 840 000 voyageurs et 185 000 tonnes nettes de marchandises sont transportés. Les CFF ne sont pas seulement présents dans le trafic voyageurs et le trafic marchandises, ils couvrent également les deux secteurs d'activité Infrastructure et Immobilier.

L'ancien outil de planification des CFF s'est développé au cours des dernières années et ne répondait plus aux exigences actuelles. Le souhait d'un outil de planification plus performant était grand, c'est pourquoi, avec le soutien de s-peers AG, l'ancien outil de planification pour le secteur du groupe a été remplacé par un nouvel outil de planification automatisé et basé sur le cloud dans le SAP Analytics Cloud (SAC). Le SAC a été intégré dans l'infrastructure existante.

Jusqu'au moment du changement, il existait un outil de planification basé sur Excel et Access, qui a été remplacé par le CAS et intégré dans l'infrastructure des CFF. Les données pour la planification proviennent d'autres systèmes sources SAP (SAP BW on HANA, SAP BPC) et de différents fichiers Excel.

Le nouvel outil de planification devait être transversal et donc être mis en place pour différentes divisions des CFF. L'intégration a débuté avec tous les secteurs du groupe, à l'exception du secteur informatique. Avec le précédent outil de planification, la préparation des fichiers prenait beaucoup de temps, ce qui entraînait de longs délais d'attente. De plus, l'outil était peu convivial et présentait de mauvaises performances. Sur la base de ces critères, les exigences suivantes ont été définies pour le nouvel outil de planification : (1) un haut degré de convivialité, (2) la fiabilité, (3) la performance, (4) l'utilisabilité et (5) la garantie du transfert de savoir-faire aux utilisateurs de l'outil de planification.

Le déroulement du projet et l'approche de coaching chez de la SA CFF

La mise en œuvre de l'ensemble du projet a duré cinq mois (du 01.2020 au 05.2020). Le projet a été lancé peu avant le premier lockdown Corona. En raison du timing ambitieux de cinq mois et du lockdown dû à Corona, une approche de gestion de projet agile a pris de plus en plus d'importance pour la réussite de l'achèvement du projet.

Pour comprendre le processus de planification complexe et représenter les interactions, on a beaucoup travaillé au début avec des flipcharts, des tableaux blancs et d'autres possibilités de visualisation. L'équipe agile et interdépartementale a développé en quelques mois seulement un outil de planification avant-gardiste qui s'est intégré sans problème dans l'environnement informatique existant.

L'équipe de projet interdisciplinaire était composée de huit membres (six du côté des CFF et deux du côté de s-peers AG). Du côté des CFF, deux coordinateurs de projet, deux responsables de la coordination de l'ensemble de la planification, un collaborateur du service informatique et un collaborateur du service Analytics étaient impliqués. Les deux membres du projet du côté de s-peers AG étaient des conseillers de l'atelier de reporting (Analytics | Planning | Reporting).

L'approche de coaching et le fort engagement de l'équipe ont notamment contribué au succès de l'ensemble du projet. L'expérience utilisateur a été au centre des préoccupations à tout moment du projet, ce qui a permis une formation continue des utilisateurs et une acceptation élevée du nouveau système. Chaque fois qu'une nouvelle fonctionnalité était prête à être testée, les utilisateurs ont été impliqués en temps réel et le feedback qui en résultait a été intégré immédiatement. Pendant la crise de Corona et l'obligation de travailler à domicile qui en a résulté, la communication a été maintenue à tout moment et, contrairement aux attentes, n'a pas entraîné de grandes restrictions dans le travail de projet. Grâce à la grande transparence et à l'échange permanent avec les utilisateurs, la qualité a finalement pu être améliorée et garantie.

L'intégration de la solution : description de l'outil Outil de planification pour le service financier

(1) planification des inducteurs de coûts, (2) planification des collaborateurs externes, (3) compte de résultat planification des tiers, (4) imputation interne des prestations planification, (5) planification des projets, (6) documents de planification associés, (7) reporting des unités du groupe et (8) reporting total des unités du groupe.

Réflexion sur le projet et perspectives d'avenir Développements avec la CAS auprès de la SA CFF

L'objectif de représenter la planification intégrée des différentes divisions du groupe dans un seul outil a pu être atteint grâce au projet. L'outil de planification a d'abord été créé pour toutes les divisions du groupe, à l'exception de l'informatique, mais il est évolutif et peut donc être facilement adapté à d'autres divisions et adopté par celles-ci. La fiabilité de l'outil de planification garantit une performance élevée et les utilisateurs gagnent beaucoup de temps grâce au traitement rapide des données et aux délais d'exécution réduits qui en découlent. Grâce à l'automatisation , la qualité des données et le processus de travail ont été nettement améliorés. De plus, l'outil de planification est simple et intuitif pour les utilisateurs. Une autre grande amélioration réside dans la décentralisation du savoir-faire - une grande importance a été accordée au développement du savoir-faire et au transfert des connaissances. Une documentation détaillée du nouvel outil de planification a été élaborée afin de garantir une transmission uniforme de l'application. Ainsi, les processus respectifs sont standardisés et les connaissances sont transmises de manière uniforme. L'outil basé sur le cloud offre la possibilité d'accéder à la planification de manière flexible et de n'importe où, avec des performances améliorées. Enfin et surtout, la SAC garantit la fiabilité et la stabilité du processus de planification.

L'approche de coaching de s-peers AG utilisée dans ce projet a été soulignée comme particulièrement innovante. Contrairement à un conseil classique - où les exigences sont directement mises en œuvre - les conseillers ont assisté l'équipe de projet des CFF en proposant un mélange de formation aux outils, de support et de conseil. De cette manière, les connaissances peuvent être développées à long terme et de manière durable au sein des CFF et être utilisées à l'avenir pour les prochains projets.

Jusqu'à présent, l'outil de planification a été mis en place pour 27 utilisateurs au total. Au cours des dix-huit prochains mois, l'outil de planification sera étendu à 100 utilisateurs supplémentaires. Comme souhaité, l'outil de planification a d'abord été mis en place pour les divisions du groupe. En ce qui concerne une éventuelle extension du domaine d'application de l'outil de planification, on veillera à continuer à maintenir un haut niveau d'acceptation du nouvel outil de planification en impliquant les utilisateurs à un stade précoce.