Success Story CSS : Optimisation du processus budgétaire et de prévision
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Philipp May
Le groupe CSS a une excellente vision de l'avenir : Optimisation du processus de budget et de prévisions grâce à une solution de planification SAP
L'étude de cas met en lumière les défis et la situation de départ d'un projet du groupe CSS, qui porte sur le processus de budgétisation et de prévision. Jusqu'à présent, ces processus étaient effectués manuellement à l'aide de fichiers Excel, ce qui entraînait des pertes de temps, une susceptibilité aux erreurs et une planification imprécise. L'objectif du projet était d'améliorer ce processus, de permettre des planifications précises et de réaliser une prévision efficace. La mise en æuvre d'une solution de planification et de prévision automatisée dans SAP Analytics Cloud était au centre des préoccupations, afin de permettre un contrôle amélioré, une planification plus efficace et une évaluation transparente.
La solution offre une multitude d'avantages, notamment l'automatisation des processus, une structuration claire de la saisie des données et la possibilité de laisser des commentaires. Le site web présente les résultats obtenus et les différentes fonctions de la solution mise en œuvre, notamment les modèles de saisie, les cockpits d'administration, les aperçus des commentaires et le reporting SAC. Les avantages de la solution sont mis en évidence, tels que l'analyse continue des chiffres, le gain de temps et l'amélioration de la transparence.
Défis et situation de départ pour le projet
Le processus de budgétisation et de prévision du groupe CSS était jusqu'à présent réalisé avec des fichiers Excel et transféré manuellement dans le système SAP S/4HANA. Cette méthode prenait beaucoup de temps, était sujette aux erreurs et nuisait à la précision de la planification. Excel a atteint ses limites en termes d'évolutivité et de gestion de grands volumes de données, et l'édition simultanée a entraîné des problèmes de gestion des versions, des retards et des incohérences. De plus, les directives de sécurité pour les données confidentielles dans Excel n'étaient pas suffisamment définies, vérifiables et compréhensibles.
Objectif du projet
Le groupe CSS avait pour objectif d'améliorer le processus de budgétisation en établissant des planifications précises des centres de coûts et des types de coûts, ainsi que des budgets des frais d'administration. De plus, une prévision mensuelle des frais d'administration devait permettre une projection efficace afin d'identifier rapidement les écarts potentiels et d'assurer la stabilité financière. En matière de reporting, l'accent était mis sur l'analyse des données financières pertinentes afin d'obtenir des informations fondées sur la performance financière.
La solution mise en œuvre - Un processus de budgétisation et de prévision optimisé
Le groupe CSS passe à une solution automatisée de planification et de prévision dans SAP Analytics Cloud afin de permettre un contrôle amélioré, une planification plus efficace et une évaluation transparente. Un modèle de planification commun pour la prévision et la budgétisation est ainsi créé, intégrant à la fois les données de base et les données transactionnelles. Ces données sont importées quotidiennement afin de garantir leur actualité. Sur cette base, six applications sont construites, dont deux cockpits d'administration, deux masques de saisie, un reporting et un aperçu des commentaires.
La conversion offre plusieurs avantages : Premièrement, l'effort manuel pour le traitement et le transfert des données est supprimé, ce qui permet de gagner beaucoup de temps. Deuxièmement, la simplification des processus permet une mise en œuvre plus efficace de la budgétisation et de l'extrapolation. Troisièmement, la saisie des données est rendue plus claire grâce à un code couleur et à une structure prédéfinie, ce qui permet aux planificateurs de consulter plus facilement leurs données pertinentes.
De plus, l'implémentation offre une vue d'ensemble du processus global ainsi qu'une fonction de calendrier intégrée, facilitant une planification et une coordination structurées. Enfin, la possibilité de verrouiller les entrées contribue à la sécurité et à l'intégrité des données.
Résultats obtenus grâce à la solution de planification et de projection
1. Modèle de saisie
Les masques de saisie ont été structurés de manière claire et simple afin de minimiser les distractions et de réduire les temps de formation. Ils contiennent des explications via une fonction « Afficher l'aide » pour aider les utilisateurs. Dans les rapports, il est possible de modifier les échelles, de supprimer les lignes nulles, d'exporter des données (Excel/PDF) et de saisir des commentaires sur les données de planification, qui seront ensuite disponibles dans l'application de commentaires.
2. Cockpit d'administration
Les cockpits d'administration ont été développés pour mettre à la disposition des services financiers et comptables des tâches administratives regroupées. Outre les fonctions de calendrier pour la saisie des données et les tâches de blocage, les fonctions principales comprennent la possibilité de créer et de supprimer des copies des états de données existants, de bloquer ou de débloquer manuellement des centres de coûts et d'effectuer des modifications ultérieures sans avoir à redémarrer le processus de calendrier. En outre, le chargement en masse et la consolidation peuvent également être effectués.
3. Aperçu des commentaires
L'application de commentaires de s-peers se distingue des solutions standard de SAP en offrant la possibilité d'afficher tous les commentaires créés dans une liste globale. De plus, elle permet de filtrer et de trier les commentaires, ce qui facilite une gestion et une analyse efficaces. Ces fonctionnalités permettent aux utilisateurs de trouver rapidement les informations pertinentes, de suivre les discussions et de réagir aux points importants. Cela améliore la collaboration et la communication au sein et à l'extérieur de l'entreprise, augmentant ainsi la productivité et l'efficacité.
4. Reporting SAC
Le reporting SAC a remplacé les tableaux Excel créés manuellement. Il offre une vue d'ensemble claire par domaine du groupe ou compte général, y compris les écarts avec une sélection flexible de la base, de la version de comparaison et de la période. Des analyses ad hoc peuvent ainsi être réalisées de manière flexible. De plus, le reporting SAC peut intégrer en quelques clics les tableaux prédéfinis dans Excel et afficher une situation flexible depuis le début de l'année ou le dernier état de la projection. De plus, les écarts correspondants peuvent être calculés pour ces indicateurs. Globalement, l'effort pour ces évaluations a été considérablement réduit.
Avantages de la solution
- Possibilité d'une analyse continue des chiffres
- Transparence élevée pour tous les responsables métier de l'ensemble du processus de planification
- Économie de temps grâce à des processus de support largement automatisés et contextuels
- Toute la documentation pour les utilisateurs, la finance, la comptabilité et l'informatique
- Possibilités de téléchargement pour les données massives : Les transferts manuels vers ERP S/4HANA sont pris en charge par des tâches d'exportation prédéfinies, offrant ainsi une sécurité supplémentaire en prévenant les erreurs de transfert.
- Présentation claire et uniforme des données
- Affichage clair de tous les commentaires créés dans le processus de planification, de budgétisation et de prévision
- Transparence élevée et structuration de l'ensemble du processus à l'aide du calendrier de SAP Analytics Cloud
Technologies utilisées dans ce projet
