Success Story CSS : Optimisation du processus de budgétisation et d'extrapolation
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Philipp May
Le Groupe CSS a l'avenir bien en main : Optimisation du processus de budgétisation et d'extrapolation à l'aide d'une solution de planification SAP
La Success Story met en lumière les défis et la situation initiale d'un projet du Groupe CSS portant sur le processus de budgétisation et d'extrapolation. Jusqu'à présent, ces processus étaient réalisés manuellement à l'aide de fichiers Excel, ce qui entraînait des pertes de temps, des risques d'erreurs et une planification imprécise. L'objectif du projet était d'améliorer ce processus, de permettre une planification précise et d'effectuer une extrapolation efficace. L'implémentation d'une solution de planification et d'extrapolation automatisée dans SAP Analytics Cloud était au cœur du projet, afin de permettre un meilleur contrôle, une planification plus efficace et une évaluation transparente.
La solution offre de nombreux avantages, notamment l'automatisation des processus, une structuration claire de la saisie des données et la possibilité de déposer des commentaires. Le site web présente les résultats obtenus et les différentes fonctionnalités de la solution mise en œuvre, notamment les templates de saisie, les cockpits d'administration, les aperçus des commentaires et le reporting SAC. Les avantages de la solution sont soulignés, comme l'analyse des chiffres de bout en bout, le gain de temps et l'amélioration de la transparence.
Défis et situation de départ pour le projet
Le processus de budgétisation et d'extrapolation du Groupe CSS était jusqu'à présent réalisé avec des fichiers Excel et transféré manuellement dans le système SAP S/4HANA. Cette méthode prenait beaucoup de temps, était sujette aux erreurs et nuisait à la précision de la planification. Excel se heurtait à des limites en termes d'évolutivité et de gestion de grandes quantités de données, et le traitement simultané entraînait des problèmes de versionnement, des retards et des incohérences. De plus, les directives de sécurité pour les données confidentielles dans Excel n'étaient pas suffisamment définies, vérifiables et compréhensibles.
Objectif du projet
Le Groupe CSS avait pour objectif d'améliorer le processus de budgétisation en établissant des planifications précises des centres de coûts et des charges par nature ainsi que des budgets de frais administratifs. En outre, une prévision mensuelle des frais administratifs devait permettre une extrapolation efficace afin d'identifier à temps les écarts potentiels et de garantir la stabilité financière. En ce qui concerne le reporting, l'accent a été mis sur l'analyse des données financières pertinentes afin d'obtenir un aperçu solide de la performance financière.
La solution mise en place - Un processus de budgétisation et d'extrapolation optimisé
Le Groupe CSS passe à une solution de planification et d'extrapolation automatisée dans le SAP Analytics Cloud afin de permettre une meilleure gestion, une planification plus efficace et une évaluation transparente. Pour ce faire, un modèle de planification commun est créé pour l'extrapolation et la budgétisation, qui intègre aussi bien les données de base que les données transactionnelles. Ces données sont importées quotidiennement afin de garantir leur actualité. Six applications sont construites sur cette base, dont deux cockpits d'administration, deux masques de saisie, un aperçu de reporting et un aperçu de commentaires.
Plusieurs avantages découlent de ce changement : Premièrement, le traitement et le transfert manuels des données sont supprimés, ce qui permet un gain de temps considérable. Deuxièmement, la rationalisation des processus permet une exécution plus efficace de la budgétisation et de l'extrapolation. Troisièmement, la saisie des données est rendue plus claire grâce à un code couleur et à une structure prédéfinie, ce qui permet aux planificateurs de consulter plus facilement leurs données pertinentes.
En outre, l'implémentation offre une vue d'ensemble des processus ainsi qu'une fonction de calendrier intégrée qui facilite une planification et une coordination structurées. Enfin, la possibilité de bloquer les entrées contribue à la sécurité et à l'intégrité des données.
Résultats obtenus grâce à la solution de planification et d'extrapolation
1. modèle de saisie
Les écrans de saisie ont été structurés de manière claire et simple afin de minimiser les distractions et de réduire le temps de formation. Ils contiennent des explications via une fonction "Afficher l'aide" pour aider les utilisateurs. Dans les rapports, il est possible de modifier les échelles, de supprimer les lignes nulles, d'exporter des données (Excel/PDF) et d'enregistrer des commentaires sur les données planifiées, qui seront disponibles ultérieurement dans l'application de commentaires.
2. cockpit d'administration
Les cockpits d'administration ont été conçus pour mettre à la disposition des services financiers et comptables des tâches administratives regroupées. Outre les fonctions de calendrier pour la saisie des données et les tâches de verrouillage, les principales fonctions comprennent la possibilité de créer et de supprimer des copies des états de données existants, de verrouiller ou de déverrouiller manuellement des centres de coûts et d'effectuer des modifications ultérieures sans devoir redémarrer le processus de calendrier. En outre, le chargement en masse et la consolidation peuvent être effectués.
3. aperçu des commentaires
L'application de commentaires de s-peers se distingue des solutions standard de SAP en offrant la possibilité d'afficher tous les commentaires créés dans une liste globale. De plus, elle permet de filtrer et de trier les commentaires, ce qui permet une gestion et une analyse efficaces. Ces fonctionnalités permettent aux utilisateurs de trouver rapidement des informations pertinentes, de suivre les discussions et de réagir aux points importants. Cela permet d'améliorer la collaboration et la communication au sein et en dehors de l'entreprise et, en fin de compte, d'augmenter la productivité et l'efficacité.
4. reporting du CAS
Le reporting SAC a remplacé les aperçus Excel créés manuellement. Il offre une vue d'ensemble claire par division du groupe ou compte général, y compris les écarts, avec une sélection flexible de la base, de la version de comparaison et du temps. Des analyses ad hoc peuvent ainsi être effectuées de manière flexible. En outre, le reporting SAC peut intégrer en quelques clics les aperçus prédéfinis dans Excel et reproduire un Year-to-Date flexible ou le dernier état de l'extrapolation. En outre, les écarts correspondants peuvent être calculés pour ces chiffres clés. Dans l'ensemble, le temps consacré à ces analyses a été considérablement réduit.
Avantages de la solution
- Possibilité d'analyser les chiffres de bout en bout
- Grande transparence pour tous les responsables commerciaux de l'ensemble du processus de planification
- Gain de temps grâce à des processus d'assistance largement automatisés et contextuels
- Toute la documentation pour les utilisateurs, les services financiers et comptables et les services informatiques
- Possibilités de téléchargement pour les données de masse : Les transferts manuels vers l'ERP S/4HANA sont pris en charge par des tâches d'exportation prédéfinies, ce qui offre une sécurité supplémentaire en évitant les erreurs de transfert.
- Présentation claire et uniforme des données
- Présentation claire de tous les commentaires créés dans le cadre du processus de planification, de budgétisation et d'extrapolation
- Grande transparence et structuration de l'ensemble du processus à l'aide du calendrier de SAP Analytics Cloud
Technologies utilisées dans ce projet
