3 étapes pour une gestion des parties prenantes réussie
- Gestion de projet
- Gestion des parties prenantes
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Julian Both
La gestion des parties prenantes est un facteur de succès essentiel pour tout projet. Elle comprend l'identification, l'analyse et l'implication des personnes ou des groupes qui sont directement ou indirectement concernés par un projet ou qui peuvent l'influencer. Une gestion efficace des parties prenantes permet d'éviter les malentendus, de gérer les attentes et d'améliorer la collaboration entre les parties prenantes. Cet article examine la question de savoir comment les parties prenantes peuvent être gérées systématiquement et quels instruments peuvent être utiles à cet égard.
Table des matières
Que sont les parties prenantes ?
Les parties prenantes sont toutes les personnes ou tous les groupes qui sont concernés par un projet ou qui peuvent l'influencer. Il s'agit notamment des groupes d'intérêt internes tels que la direction, les équipes de projet ou les départements, ainsi que des acteurs externes tels que les clients, les fournisseurs ou les autorités. Ils ont des exigences, des attentes et des ressources qui peuvent influencer le déroulement et le succès d'un projet.
Selon la taille et la complexité du projet, l'effort requis pour la gestion des parties prenantes varie. Alors que les petits projets utilisent souvent des processus informels, les grands projets nécessitent une approche structurée, qui s'oriente vers des normes telles que le PMBOK® Guide.
Quand commence la gestion des parties prenantes ?
Le meilleur moment pour commencer la gestion des parties prenantes est la phase d'initiation d'un projet. C'est là que les parties prenantes concernées sont identifiées, que leur influence et leurs attentes sont analysées et que les premières mesures d'intégration dans le projet sont définies. Ce processus se poursuit tout au long du cycle de vie du projet, car les intérêts des parties prenantes ou les possibilités d'influence peuvent évoluer au cours du projet.
Une gestion structurée des parties prenantes garantit que :
- Intégrer rapidement les principales parties prenantes
- Stratégies de communication clairement définies
- Les risques sont minimisés et les opportunités mieux exploitées
Les 3 étapes d'une gestion réussie des parties prenantes
Une gestion réussie des parties prenantes suit une approche systématique qui est mise en œuvre en trois étapes principales :
1. Identification des parties prenantes
La première étape consiste à identifier toutes les parties prenantes pertinentes. Cela se fait à l'aide d'un registre des parties prenantes, dans lequel sont documentés les noms, les rôles, les intérêts et les possibilités d'influence des parties prenantes, mais le document ne se limite pas exclusivement à ces informations. Le registre des parties prenantes est idéalement établi après l'approbation de la charte du projet et est continuellement mis à jour.
Pour créer un registre des parties prenantes, il suffit d'utiliser un outil courant comme Microsoft Excel ou Google Sheets.
2. Planification de l'implication des parties prenantes
Dans cette phase, on définit comment et dans quelle mesure les parties prenantes sont impliquées dans le projet. Un plan de gestion des parties prenantes est utile à cet égard, car il contient des informations essentielles, telles que :
- Stratégies de communication (par exemple, réunions, rapports, outils numériques)
- Répartition des responsabilités au sein de l'équipe de projet
- Mesures pour encourager l'engagement des parties prenantes
- Plans de temps pour des concertations régulières
La stratégie de communication doit être adaptée aux besoins des parties prenantes. Les parties prenantes de haut niveau ayant beaucoup de pouvoir nécessitent des informations détaillées, tandis que les parties prenantes ayant peu d'influence peuvent recevoir des mises à jour plus courtes.
Le plan de gestion des parties prenantes sert de guide aux chefs de projet et aux autres membres de l'équipe tout au long du cycle de vie du projet. Le document reste flexible et peut réagir à l'évolution du contexte ou aux nouvelles connaissances acquises sur les parties prenantes.
Exemple de plan de gestion des parties prenantes :
3. Gestion et suivi de l'engagement des parties prenantes
Tout au long du projet, il est important de suivre l'engagement des parties prenantes et de l'ajuster si nécessaire. Des outils tels que la matrice d'évaluation de l'engagement des parties prenantes et la matrice pouvoir-intérêt aident à l'analyse et à la catégorisation.
La matrice d'évaluation de l'engagement évalue si une partie prenante montre le niveau d'engagement souhaité et aide à déduire des mesures d'amélioration :
C (Current) : Le niveau d'engagement actuel
D (Desired) : Le niveau d'engagement souhaité
L'objectif est d'analyser l'état actuel des parties prenantes et de développer des stratégies pour les amener au niveau d'engagement souhaité, afin qu'elles contribuent activement au succès du projet et constituent un atout précieux grâce à leurs ressources et leur soutien.
La matrice pouvoir-intérêt catégorise les parties prenantes en fonction de leur influence et de leur intérêt :
Garder satisfait : Pouvoir élevé, faible intérêt.
Gérer de près : Pouvoir élevé, intérêt élevé.
Se tenir informé : Faible pouvoir, intérêt élevé.
Surveiller : Faible pouvoir, faible intérêt.
Il sert de base pour déterminer comment et à quelle fréquence communiquer avec les différentes parties prenantes. Il faut toutefois tenir compte du fait qu'il s'agit d'un document dynamique. Si les conditions cadres d'une partie prenante changent, son influence et son intérêt peuvent également changer.
Conclusion
La gestion des parties prenantes est plus qu'un simple processus de soutien – c'est un facteur de succès essentiel pour tout projet. Une identification précoce et une intégration structurée des parties prenantes concernées contribuent à minimiser les risques, à saisir les opportunités et à favoriser une collaboration positive. Avec une stratégie claire, des informations bien documentées et un suivi continu, les malentendus peuvent être évités et une forte adhésion au projet peut être créée.
En utilisant des outils spécifiques tels que le registre des parties prenantes, la matrice pouvoir/intérêt et la matrice d'évaluation de l'engagement des parties prenantes, les chefs de projet peuvent répondre aux attentes des parties prenantes et assurer le succès du projet à long terme. Une gestion des parties prenantes bien pensée crée non seulement de la valeur ajoutée pour le projet actuel, mais renforce également les relations et la confiance pour les projets futurs.
L'investissement dans la gestion des parties prenantes est rentable – à court terme grâce à des processus plus fluides, et à long terme grâce à de meilleurs résultats de projet et à un soutien plus fort de toutes les parties impliquées.
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