Business Case et Project Charter - La validation officielle du projet
- Gestion de projet
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Julian Both
Chaque projet commence par une idée qui a le potentiel de faire avancer l'innovation, d'optimiser les processus ou d'atteindre des objectifs stratégiques. Mais sans une stratégie claire, une évaluation de la rentabilité fondée et une approbation formelle, cette idée ne reste qu'un concept. Les entreprises doivent donc s'assurer que leurs projets sont viables, tant sur le plan financier que stratégique.
Une approche structurée permet de minimiser les risques et d'exploiter au mieux les opportunités. Le business case et la charte de projet jouent ici un rôle décisif : tandis que le business case fournit la justification économique et stratégique, la charte de projet définit les conditions-cadres pour la mise en œuvre.
Table des matières
1. Vision du projet et orientation stratégique
La vision est le point de départ d'un projet. Elle décrit la vision d'avenir souhaitée et donc l'objectif réel du projet. Elle sert d'orientation de haut niveau pour tous les participants.
Une vision forte du projet ne motive pas seulement l'équipe, mais définit les avantages à long terme et soutient la prise de décision stratégique en fournissant une clarté sur la valeur prévue du projet.
La vision du projet doit être simple, inspirante et facile à communiquer, de sorte qu'elle serve de guide tout au long du projet.
2. business case : pourquoi lancer un projet ?
Une fois qu'une vision de projet a été conçue, il convient de vérifier non seulement si elle a un sens économique, mais aussi si le projet correspond à l'orientation stratégique de l'entreprise. Le business case aide à justifier cette nécessité du point de vue économique de l'entreprise. Il analyse les opportunités et les risques ainsi que les avantages et les coûts escomptés. Il est utilisé par les décideurs pour évaluer si un projet est pertinent d'un point de vue économique et stratégique.
Dans le consulting, le business case correspond souvent à une phase centrale du processus d'avant-vente. Avant de mettre en œuvre une solution, il faut convaincre les clients potentiels que le projet offre une valeur ajoutée commerciale claire à l'entreprise. Une preuve de concept (PoC) va de pair avec ce type de business case. Bien qu'elle ne soit pas obligatoire, elle peut être utile dans ce cas, car elle fournit les premières informations pratiques sur la faisabilité et les avantages potentiels d'un projet pour le client.
Principaux éléments d'un business case
Un business case complet comprend plusieurs éléments essentiels qui sont liés entre eux. Ces éléments permettent d'évaluer de manière réaliste la réussite du projet et de prendre les meilleures décisions pour l'entreprise.
Tout d'abord, la nécessité d'agir est déterminée en décrivant le problème ou l'opportunité que le projet aborde. Il s'agit ensuite de montrer pourquoi une mesure est nécessaire et quelles opportunités peuvent être exploitées.
L'analyse de la situation examine les causes, ainsi que les facteurs d'influence et les contraintes pertinents. Les aspects internes et externes sont pris en compte afin d'obtenir une image complète de la situation de départ.
Des options d'action sont développées et évaluées en examinant la faisabilité, les avantages et les risques de différentes solutions possibles. La meilleure solution est ensuite recommandée.
L'analyse coûts-avantages compare les avantages financiers et non financiers aux coûts prévus afin de vérifier la rentabilité des solutions. Cela permet de prendre une décision éclairée.
Enfin, les critères de réussite sont définis afin de mesurer les progrès et le succès du projet. Ces objectifs mesurables permettent un suivi régulier et garantissent que le projet reste sur les rails.
Analyse SWOT : identifier les opportunités et les risques
L'analyse SWOT est une méthode structurée d'évaluation et d'analyse de la situation actuelle en rapport avec les facteurs d'influence internes et externes. Elle soutient le développement du business case, car elle aide à mieux comprendre les ressources et les capacités d'une entreprise, à fixer des priorités et à développer des options d'action ciblées. Elle se divise en quatre domaines clés :
Les points forts (strengths) : Facteurs internes qui favorisent le projet (par exemple, équipe expérimentée, position forte sur le marché, technologie innovante).
Les faiblesses (weaknesses) : Défis internes (par exemple, ressources limitées, manque d'expérience, dépendances technologiques).
Opportunités (Opportunities) : Opportunités externes dont le projet peut tirer parti (par exemple, tendances du marché, développements technologiques, changements réglementaires).
Risques (Threats) : Menaces externes pouvant mettre en péril le projet (par exemple, concurrents, incertitudes économiques, restrictions légales).
En analysant ces points, l'outil aide à identifier les avantages stratégiques, en examinant par exemple les avantages concurrentiels, les opportunités de marché et les développements technologiques. En même temps, il permet d'évaluer clairement les risques et de prendre des décisions éclairées qui peuvent influencer le succès ou l'échec du projet.
3. charte de projet : signification et contenu
Après l'approbation du business case, la charte de projet définit le cadre formel du projet. Elle permet au chef de projet de travailler avec une autorité claire et des ressources coordonnées.
Alors que la charte de projet définit le cadre et le déblocage des ressources pour la mise en œuvre de projets internes à l'entreprise , un contrat tel que le Statement of Work (SoW) sert de pendant aux projets orientés vers les services. Le contenu d'un tel statement est très proche de celui de la charte. Il règle l'étendue des prestations, les responsabilités et les attentes et garantit que toutes les parties ont des accords clairs pour la collaboration.
Ces processus offrent une approche structurée pour garantir que seuls les travaux nécessaires sont effectués - ni plus ni moins. En appliquant ces méthodes de manière cohérente, les gestionnaires de projet peuvent contrôler le volume de manière ciblée, minimiser les risques et augmenter considérablement les chances de réussite du projet.
Principaux éléments de la charte de projet
La charte de projet définit donc le cadre fondamental d'un projet et sert de base contraignante pour sa mise en œuvre. Elle commence par le contexte du projet, dans lequel la nécessité du projet est expliquée en identifiant les problèmes ou les opportunités pertinents. Sur cette base, les objectifs du projet sont formulés ; ils doivent être clairs, mesurables et en accord avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Un élément essentiel est la portée du projet de haut niveau(scope), qui définit les tâches supérieures que le projet poursuit et celles qui ne le sont pas. De même, les parties prenantes et leurs rôles doivent être nommés avec précision afin de délimiter clairement les responsabilités et les compétences. Le cadre temporel et budgétaire fournit un premier aperçu du cadre financier et temporel, ce qui permet de planifier les ressources de manière ciblée.
De plus, la charte de projet contient des hypothèses principales et des risques qui servent de base à l'évaluation des risques afin d'identifier rapidement les éventuels défis. Enfin, des critères de réussite sont définis, à l'aide desquels la performance et la réalisation des objectifs du projet sont contrôlées.
Pourquoi la charte de projet est-elle décisive ?
La charte de projet remplit plusieurs fonctions essentielles et se base sur le business case développé précédemment. Elle garantit la légitimité formelle en étant officiellement approuvée par le sponsor. En même temps, elle garantit un objectif clair en définissant clairement tous les aspects pertinents et en évitant ainsi les malentendus. Une intégration précoce des parties prenantes garantit que toutes les parties concernées sont impliquées dès le début et favorise une communication transparente.
Un autre aspect central de la charte de projet est en outre la libération des ressources. Avant d'être approuvées, les ressources nécessaires sont souvent encore engagées dans les activités opérationnelles ou dans d'autres projets. Ce n'est qu'avec le go formel que le chef de projet peut les utiliser de manière ciblée pour le projet.
Un conseil important : étant donné que les ressources ont tendance à se réduire au fil du projet, le chef de projet devrait en sauvegarder le plus possible à un stade précoce. Cela permet non seulement d'accélérer l'avancement du projet, mais aussi de créer un tampon pour les phases ultérieures. La prudence est toutefois de mise : une progression plus rapide ne doit pas inciter à étendre le périmètre du projet par la suite.
En outre, la charte de projet sert d'orientation stratégique, car elle garantit que le projet est en accord avec les objectifs généraux de l'entreprise. Enfin et surtout, elle constitue la base d'une planification structurée en fixant le cadre d'un pilotage ciblé du projet et en servant de document de référence tout au long du déroulement du projet.
4. conclusion : Business Case et Project Charter - le coup d'envoi de chaque projet
Une analyse de rentabilisation bien conçue et une charte de projet claire créent les conditions d'un démarrage de projet réussi. Ils réduisent les incertitudes, maximisent les chances de réussite et garantissent que toutes les parties prenantes travaillent à une vision commune. En outre, ils permettent une prise de décision transparente et encouragent une concertation précoce entre les parties prenantes, ce qui favorise la gestion ultérieure des parties prenantes.
Un business case bien étayé évite les mauvais investissements, tandis qu'une charte de projet précise permet de définir clairement les responsabilités.
En fin de compte, ces deux documents sont essentiels pour gérer efficacement les projets, minimiser les risques et obtenir des résultats durables.
En savoir plus ?
La gestion des parties prenantes est un aspect important de la gestion de projet. A ce sujet, il est recommandé de lire l'article 3 étapes vers une gestion réussie des parties prenantes. La gestion des parties prenantes joue un rôle central dans la gestion de projet et peut contribuer de manière déterminante au succès ou à l'échec d'un projet.
Cet article aborde les points suivants:
Identification et analyse des parties prenantes.
Stratégies pour une communication efficace avec les parties prenantes.
Méthodes d' implication et de motivation des parties prenantes.
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