Gestion des calendriers : Technique de planification de réseau et chemin critique
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Julian Both
La gestion des délais, également appelée Schedule Management, est un élément essentiel de la gestion de projet. Elle garantit que toutes les activités du projet sont planifiées, surveillées et gérées dans un délai réaliste et coordonné. Un calendrier de projet bien structuré aide à identifier les dépendances, à éviter les goulets d'étranglement et à contrôler de manière ciblée l'avancement du projet - et est donc essentiel pour une réalisation du projet dans les délais.
Table des matières
1.Principes de base de la gestion des calendriers – Définition et importance dans le contexte du projet
La gestion de la planification de projet (Project-Schedule-Management) est un domaine central de la gestion de projet, qui se concentre sur la planification temporelle, le suivi et le pilotage des projets afin de garantir leur achèvement dans les délais.
Il aide à faire des estimations réalistes, à allouer les ressources plus efficacement et à détecter rapidement les retards. Un calendrier bien structuré sert de feuille de route pour l'équipe de projet.
Le Project Management Institute (PMI) le définit comme l'un des dix domaines de connaissances du PMBOK® Guide, avec des processus tels que la planification des délais, la définition des activités, le séquencement, l'estimation des ressources et de la durée, le développement et le contrôle du calendrier.
Une gestion efficace de la planification commence par l'identification et le séquencement de toutes les activités du projet et par l'élaboration d'un calendrier détaillé avec des jalons et des dépendances. Des techniques telles que la méthode du chemin critique aident à déterminer le déroulement optimal du projet.
La compréhension de ces bases est essentielle au succès du projet et permet d'établir des calendriers réalistes, de minimiser les risques et d'assurer un pilotage efficace.
2. Composants du planning de projet
Un calendrier de projet est composé de plusieurs éléments essentiels qui, ensemble, offrent une structure claire pour la planification et le pilotage temporel du projet. Les éléments centraux sont la définition des jalons, l'identification des activités et la compréhension des dépendances. Ces aspects constituent la base d'un calendrier précis et réalisable.
Définir les jalons
Les jalons sont des événements importants au sein d'un projet, qui marquent la transition entre les phases du projet ou représentent des objectifs intermédiaires importants. Ils servent non seulement à la planification générale des délais, mais aussi au suivi de l'avancement du projet. Un jalon bien défini aide à diviser les projets complexes en sections gérables et offre une orientation à l'ensemble de l'équipe ainsi qu'aux parties prenantes. Par exemple, les jalons peuvent inclure l'achèvement d'une phase de planification, la réalisation d'un prototype ou la validation d'un produit. Il ne s'agit pas de tâches en soi, mais ils marquent l'achèvement d'ensembles de tâches importants et facilitent ainsi le contrôle et la gestion du projet.
Identifier les activités
L'identification des activités est une étape cruciale pour traduire les lots de travaux du plan de structure de projet (PSP) en actions concrètes. Toutes les tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet sont documentées. Ce processus décompose les lots de travaux plus importants en unités plus petites et gérables, ce qui permet une planification et un contrôle plus précis. Les activités identifiées constituent la base de la création du calendrier et doivent être clairement définies et entièrement documentées. Des éléments tels que le plan de gestion des délais et le PSP jouent un rôle central à cet égard.
Comprendre les dépendances
Les dépendances entre les activités déterminent le déroulement logique d'un projet et définissent quelles tâches dépendent les unes des autres et dans quel ordre elles doivent être exécutées. Il existe différents types de dépendances :
Fin au début : Une activité ne peut commencer qu'une fois que la précédente est terminée. Exemple : La peinture d'un mur commence une fois que le plâtre est sec.
Début à début : Ici, une activité démarre dès qu'une autre a commencé. Exemple : La mise en place de barrières commence lorsque la livraison des matériaux de construction démarre.
Fin à fin : Une activité ne peut être achevée que lorsqu'une autre est terminée. Exemple : La relecture d'un rapport ne peut se terminer que lorsque le rapport lui-même est terminé.
Début à fin : Une activité ne peut être achevée qu'une fois qu'une autre a commencé. Exemple : L'ancienne infrastructure informatique n'est désactivée que lorsque la nouvelle est en service.
La compréhension de ces dépendances est essentielle pour séquencer les activités et établir un calendrier réaliste. Une visualisation claire de ces relations, par exemple à l'aide de techniques de planification de réseau ou de diagrammes de Gantt, permet d'éviter les goulets d'étranglement et de déterminer le chemin critique.
Lien entre les composants
La définition d'objectifs intermédiaires, l'identification des activités et la compréhension des dépendances sont étroitement liées. Les objectifs intermédiaires donnent au projet une structure et des points de repère ; les activités définissent les étapes nécessaires pour atteindre l'objectif ; les dépendances garantissent que ces étapes peuvent être effectuées dans un ordre logique. Ensemble, ces composantes constituent la base d'un calendrier de projet réussi et créent la base d'une planification précise et d'un contrôle efficace du projet.
Ces bases garantissent que le calendrier du projet sert non seulement d'outil de planification, mais aussi d'outil dynamique pour surveiller et contrôler la réussite globale du projet.
3. Création du calendrier
L'étape suivante consiste à créer le calendrier du projet, qui sert de base à la planification et au pilotage temporel de toutes les activités. Ce processus comprend plusieurs étapes coordonnées afin de garantir un calendrier précis, réaliste et réalisable.
Organigramme du projet (OTP) comme base
Le plan de structure de projet (PSP), également appelé Work-Breakdown-Structure (WBS), est le fondement de la planification des délais et un résultat de la gestion du scope. Il décompose le projet en une structure hiérarchique de sous-projets et de lots de travaux qui couvrent l'ensemble du scope du projet. Cette structure permet une attribution claire des responsabilités et garantit qu'aucune tâche essentielle n'est oubliée. Le PSP sert de point de départ pour l'identification de toutes les activités qui doivent être intégrées dans le calendrier. Sans un PSP complet et bien structuré, une planification précise des délais est quasiment impossible.
Séquencement des activités du projet
Une fois que toutes les activités du WBS ont été identifiées, il faut séquencer ces tâches. Il s'agit de déterminer l'ordre dans lequel les activités seront exécutées. Les dépendances expliquées ci-dessus jouent un rôle central à cet égard. La séquence est souvent visualisée à l'aide de techniques de diagramme de réseau ou de diagrammes de Gantt afin de représenter le déroulement logique des activités et de détecter rapidement les éventuels goulets d'étranglement.
Méthodes d'estimation
Une autre étape importante est l'évaluation des ressources et de la durée des activités :
Estimer les besoins en personnel et les ressources:
Pour chaque activité, on détermine les ressources (par exemple, le personnel, le matériel, l'équipement ou l'infrastructure) nécessaires à la réalisation des activités et dans quelle mesure elles sont disponibles.
S'il y a des restrictions sur les ressources de votre projet, cela pourrait affecter sa durée.
Le choix des ressources peut également avoir un impact. Un concepteur expérimenté peut avoir besoin de moins d'heures pour une tâche qu'un concepteur moins expérimenté, ce qui peut affecter la durée de la tâche, la qualité du résultat et, en fin de compte, les coûts du projet.
Estimer la durée des tâches :
La durée de chaque activité est estimée en fonction des ressources disponibles. Différentes méthodes sont utilisées, telles que les estimations d'experts ou les approches basées sur les données (par exemple, les méthodes analogiques).
L'estimation analogique repose sur une comparaison avec des activités similaires réalisées par le passé. Cette méthode est également utile pour estimer le temps ou le budget d'un projet entier pendant la phase de pré-projet, lors de l'élaboration de la charte du projet.
L'estimation paramétrique est basée sur l'utilisation d'indicateurs – tels que le coût par mètre carré – connus grâce à des projets antérieurs. Cette méthode est souvent utilisée dans les phases préliminaires d'un projet, lorsque des propositions doivent être faites, mais qu'il n'existe pas encore d'informations détaillées sur les activités individuelles.
En cas d'incertitudes concernant un projet imminent, on utilise l'estimation à trois points. Pour ce faire, on utilise l'une des deux formules qui utilisent les mêmes trois points de données : une estimation optimiste, une estimation pessimiste et une estimation très probable. Voici un aperçu des formules utilisées pour l'estimation à trois points :
Distribution triangulaire : (Estimation optimiste + Estimation probable + Estimation pessimiste) / 3
Distribution Beta : (Estimation optimiste + (4x Estimation probable) + Estimation pessimiste) / 6
Ces estimations sont essentielles pour élaborer un calendrier réaliste.
Planification de réseau et chemin critique
La méthode du chemin critique est un outil éprouvé pour analyser le calendrier d'un projet. Cette méthode permet d'identifier le chemin critique, c'est-à-dire la séquence d'activités qui détermine la durée totale du projet. Dans le cadre de cette analyse, deux techniques centrales sont utilisées :
Calcul prospectif : Le calcul prospectif commence par la définition d'une date de début pour l'étape de départ. Ensuite, le diagramme de réseau est parcouru dans l'ordre défini par les relations logiques – de gauche à droite, d'une opération à l'autre. Ce faisant, une date de début et de fin au plus tôt possible est attribuée à chaque opération et étape. De cette manière, il est possible de déterminer la date de fin au plus tôt possible du projet, ce qui permet également de déterminer la durée minimale du projet.
Rétroplanning : Dans le cadre du rétroplanning, une date de fin est d'abord définie pour le jalon final, qui correspond soit à la date calculée dans le planning prévisionnel, soit est déterminée par une contrainte prédéfinie. Ensuite, le calcul s'effectue en sens inverse - de droite à gauche - jusqu'au jalon de départ. Ce faisant, des dates de début et de fin tardives sont attribuées à chaque opération et à chaque jalon, ce qui met en évidence les marges de manœuvre temporelles au sein du calendrier du projet.
Marges de sécurité (Float): La différence entre la date de fin tardive et la date de fin précoce donne la marge de sécurité (Float). Si cette valeur est négative, cela indique que les délais prévus ne peuvent pas être respectés sans ajuster le calendrier.
L'étape suivante consiste à déterminer le chemin critique (voir l'illustration ci-dessus – ligne rouge). Le chemin critique décrit la séquence d'activités qui déterminent la durée totale du projet. Il indique la chaîne la plus longue d'opérations dépendantes et donc la fin de projet la plus rapide possible.
Les activités sur le chemin critique n'ont pas de temps de réserve, ce qui signifie que tout retard ici repousse directement la fin du projet. L'identification du chemin critique est essentielle pour la gestion de projet, car elle aide à répartir efficacement les ressources et à minimiser les risques. Les chefs de projet peuvent ainsi se concentrer sur les activités urgentes et, si nécessaire, prendre des contre-mesures pour respecter le calendrier.
Il est important de noter que le chemin critique peut changer au cours du projet si les durées des activités ou les dépendances évoluent.
Regroupement des étapes
La création d'un échéancier est un processus itératif : le WBS fournit la base pour l'identification des activités ; leur séquencement définit le déroulement logique ; les méthodes d'estimation garantissent des indications de temps et de ressources réalistes ; et les techniques de planification de réseau garantissent une analyse fondée de l'échéancier. Ces étapes combinées forment un calendrier de projet précis et robuste.
Un calendrier bien établi offre non seulement une orientation à l'équipe de projet, mais sert également d'instrument de contrôle pendant la réalisation du projet. Les sections suivantes expliquent comment ce plan peut être surveillé et, le cas échéant, adapté afin de garantir le succès du projet.
4. Analyse et optimisation du calendrier
L'analyse et l'optimisation du calendrier sont des étapes décisives de la gestion de projet et comprennent l'étude approfondie du calendrier existant ainsi que l'application de techniques spécifiques pour améliorer et accélérer le déroulement du projet.
Analyser le planning
L'analyse du calendrier commence par un examen détaillé de toutes les activités du projet, de leur durée et de leurs dépendances. Les chefs de projet utilisent ici différents outils et techniques pour identifier les goulets d'étranglement, les risques et les possibilités d'optimisation potentiels. Cela comprend :
Analyse du chemin critique : Identification des activités qui influencent le plus le calendrier global.
Analyse de l'utilisation des ressources : Vérification de la disponibilité et de l'allocation des ressources.
Analyse des tendances des jalons : évaluation de l'avancement du projet par rapport aux jalons planifiés.
Cette analyse aide à identifier les domaines où des optimisations peuvent avoir le plus grand impact sur le calendrier du projet.
Techniques d'optimisation
Après l'analyse, les chefs de projet peuvent appliquer différentes techniques pour optimiser le calendrier. Deux des méthodes les plus importantes sont le compression et le chevauchement.
Écrasement
L'accélération est une technique permettant de réduire la durée d'un projet en ajoutant des ressources supplémentaires. Cette méthode est généralement appliquée aux activités du chemin critique afin de réduire la durée totale du projet. L'accélération implique :
Personnel supplémentaire déployé ou heures supplémentaires approuvées.
Introduction d'équipements ou de technologies plus performants.
Des experts externes ou des prestataires de services sont sollicités.
Il est important de noter que le 'crashing' entraîne souvent des coûts supplémentaires et doit être soigneusement pesé par rapport aux avantages du gain de temps.
Accélération de projet
L'accélération de projet est une technique dans laquelle les activités qui seraient normalement exécutées de manière séquentielle sont réalisées en parallèle ou de manière chevauchante. Cette méthode vise à réduire la durée du projet sans nécessairement ajouter de ressources supplémentaires. Lors de l'accélération de projet :
Les activités sont réorganisées afin de permettre les chevauchements.
La communication entre les membres de l'équipe est intensifiée afin de minimiser les problèmes de coordination.
Les risques sont soigneusement pesés, car une exécution parallèle peut entraîner des problèmes de qualité.
L'accélération de projet nécessite une connaissance précise des dépendances du projet et peut accroître la complexité de la gestion de projet.
Combinaison et application
En pratique, les chefs de projet expérimentés combinent souvent les deux techniques afin de trouver l'équilibre optimal entre gain de temps, coûts et risques. La décision quant à la technique ou à la combinaison de techniques à appliquer dépend de différents facteurs, notamment :
Priorité et urgence du projet
Budget disponible
Disponibilité des ressources
Complexité des dépendances du projet
Un examen attentif de ces facteurs est crucial pour le succès de l'optimisation de la planification.
L'analyse et l'optimisation du calendrier sont un processus continu tout au long de la durée du projet. Des examens et des ajustements réguliers contribuent à assurer le succès du projet et à réagir avec souplesse aux changements ou aux événements imprévus.
5. Suivi et contrôle du calendrier
La surveillance et le contrôle du calendrier visent à assurer la progression du projet, afin qu'elle corresponde aux plans initiaux. Cette phase permet aux chefs de projet de détecter rapidement les écarts, d'analyser leurs causes et de prendre les mesures correctives appropriées. L'accent est mis sur la mesure des progrès ainsi que sur la gestion des écarts et des modifications.
Mesure et rapport d'avancement
La mesure des progrès aide à évaluer l'état actuel du projet par rapport au calendrier prévu. Des méthodes telles que l'analyse de la valeur acquise (EVA) ou l'analyse des tendances des jalons (MTA) permettent une évaluation objective de la performance du projet. Les données réelles, telles que les tâches achevées ou les jalons atteints, sont comparées aux objectifs fixés.
Un reporting régulier garantit que toutes les parties prenantes sont informées de l'avancement. Les rapports d'état standardisés contiennent des informations sur les activités achevées, les tâches restantes, les risques potentiels et les écarts. Ces rapports créent de la transparence et soutiennent les décisions éclairées pour la gestion du projet.
Gestion des écarts et des modifications
Des écarts surviennent lorsque l'avancement réel du projet s'écarte du calendrier prévu. Ceux-ci peuvent être causés par des facteurs internes tels que des conflits de ressources ou des influences externes telles que des événements imprévus. L'identification de ces écarts se fait par un suivi continu de l'avancement du projet.
Après avoir constaté des écarts, une analyse des causes est décisive. Les mesures typiques de correction comprennent :
Ajustements de calendrier : Déplacement ou réorganisation des activités.
Redistribution des ressources : Utilisation de ressources supplémentaires pour accélérer les tâches critiques.
Gestion des modifications : Adaptation du plan de projet en cas de modifications importantes de la portée ou des conditions-cadres.
Une gestion efficace des modifications nécessite des processus clairs pour évaluer les demandes de modification et analyser leur impact sur le calendrier, le budget et la qualité. Les modifications doivent être documentées et communiquées de manière transparente afin d'éviter les malentendus.
6. Conclusion
La gestion de la planification est un pilier central de la réussite de la gestion de projet. Elle permet aux chefs de projet de minimiser les risques, d'utiliser efficacement les ressources et d'atteindre les objectifs du projet dans les délais. Grâce à l'intégration d'une planification structurée, d'un suivi continu et d'une adaptation flexible, elle constitue l'épine dorsale d'une exécution de projet réussie. La maîtrise de ces processus et techniques est une compétence clé dans la gestion de projet moderne et indispensable au succès de projets complexes dans un environnement commercial dynamique. Une gestion efficace de la planification contribue de manière significative à la satisfaction de toutes les parties prenantes et augmente considérablement la probabilité d'une conclusion de projet réussie.
