Success Story CSS: Optimierung des Budget- und Hochrechnungsprozesses
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Die CSS Gruppe hat die Zukunft bestens im Blick: Optimierung des Budget- und Hochrechnungsprozesses anhand einer SAP Planungslösung
Die Success Story beleuchtet die Herausforderungen und Ausgangslage eines Projekts bei der CSS Gruppe, das sich mit dem Budget- und Hochrechnungsprozess befasst. Bisher wurden diese Prozesse manuell mithilfe von Excel-Dateien durchgeführt, was zu Zeitverlusten, Fehleranfälligkeit und ungenauer Planung führte. Ziel des Projekts war es, diesen Prozess zu verbessern, präzise Planungen zu ermöglichen und eine effiziente Hochrechnung durchzuführen. Die Implementierung einer automatisierten Planungs- und Hochrechnungslösung in der SAP Analytics Cloud stand im Mittelpunkt, um eine verbesserte Steuerung, effizientere Planung und transparente Auswertung zu ermöglichen.
Die Lösung bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter die Automatisierung von Prozessen, eine übersichtliche Strukturierung der Dateneingabe und die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlegen. Die Webseite stellt die erzielten Ergebnisse und die verschiedenen Funktionen der implementierten Lösung vor, darunter Eingabetemplates, Administrations-Cockpits, Kommentarübersichten und SAC-Reporting. Die Vorteile der Lösung werden betont, wie die durchgängige Analyse der Zahlen, Zeitersparnis und verbesserte Transparenz.
Herausforderungen und Ausgangslage für das Projekt
Der Budget- und Hochrechnungsprozess der CSS Gruppe wurde bisher mit Excel-Dateien durchgeführt und manuell in das SAP S/4HANA System übertragen. Diese Methode war zeitaufwändig, fehleranfällig und beeinträchtigte die Planungsgenauigkeit. Excel stiess an Grenzen bei der Skalierbarkeit und dem Umgang mit grossen Datenmengen, und die gleichzeitige Bearbeitung führte zu Versionierungsproblemen, Verzögerungen und Inkonsistenzen. Zudem waren die Sicherheitsrichtlinien für vertrauliche Daten in Excel nicht ausreichend definiert, prüfbar und nachvollziehbar.
Zielsetzung des Projekts
Die CSS Gruppe hatte das Ziel, den Budgetierungsprozess zu verbessern, indem präzise Kostenstellen- und Kostenartenplanungen sowie Verwaltungskostenbudgets erstellt wurden. Zudem sollte ein monatlicher Forecast für die Verwaltungskosten eine effiziente Hochrechnung ermöglichen, um potenzielle Abweichungen frühzeitig zu erkennen und finanzielle Stabilität sicherzustellen. Im Reporting lag der Fokus auf der Analyse relevanter Finanzdaten, um fundierte Einblicke in die finanzielle Performance zu gewinnen.
Die implementierte Lösung - Ein optimierter Budget- und Hochrechnungsprozess
Die CSS Gruppe stellt auf eine automatisierte Planungs- und Hochrechnungslösung in der SAP Analytics Cloud um, um eine verbesserte Steuerung, effizientere Planung und transparente Auswertung zu ermöglichen. Dabei wird ein gemeinsames Planungsmodell für Hochrechnung und Budgetierung erstellt, das sowohl Stamm- als auch Transaktionsdaten integriert. Diese Daten werden täglich importiert, um die Aktualität sicherzustellen. Auf dieser Grundlage werden sechs Applikationen aufgebaut, darunter zwei Administrationscockpits, zwei Eingabemasken, ein Reporting- und eine Kommentarübersicht.
Durch die Umstellung ergeben sich mehrere Vorteile: Erstens entfällt der manuelle Aufwand für die Datenverarbeitung und -übertragung, was zu erheblicher Zeitersparnis führt. Zweitens ermöglicht die Verschlankung der Prozesse eine effizientere Durchführung der Budgetierung und Hochrechnung. Drittens wird die Dateneingabe durch farbliche Codierung und einen vordefinierten Aufbau übersichtlicher gestaltet, wodurch Planer:innen ihre relevanten Daten leichter einsehen können.
Zusätzlich bietet die Implementierung eine Gesamtprozessübersicht sowie eine integrierte Kalenderfunktion, die eine strukturierte Planung und Koordination erleichtert. Schliesslich trägt die Möglichkeit, Eingaben zu sperren, zur Sicherheit und Integrität der Daten bei.
Erzielte Ergebnisse durch die Planungs- und Hochrechnungslösung
1. Eingabetemplate
Die Eingabemasken wurden klar und simpel strukturiert, um Ablenkungen zu minimieren und Trainingszeiten zu verkürzen. Sie enthalten Erklärungen über eine „Hilfe anzeigen“-Funktion zur Unterstützung der Anwender:innen. In den Berichten können Skalierungen geändert, Nullzeilen unterdrückt, Daten exportiert (Excel/PDF) und Kommentare zu den Plandaten hinterlegt werden, die später in der Kommentaranwendung verfügbar sind.
2. Admin-Cockpit
Die Administrations-Cockpits wurden entwickelt, um dem Finanz- und Rechnungswesen gebündelte administrative Aufgaben zur Verfügung zu stellen. Neben Kalenderfunktionen für die Datenerfassung und Sperraufgaben umfassen die Hauptfunktionen die Möglichkeit, Kopien von bestehenden Datenständen zu erstellen und zu löschen, Kostenstellen manuell zu sperren oder zu entsperren und nachträgliche Änderungen vorzunehmen, ohne den Kalenderprozess neu starten zu müssen. Darüber hinaus können Massenladung und Konsolidierung durchgeführt werden.
3. Kommentarübersicht
Die Kommentar-Applikation von s-peers hebt sich von den Standardlösungen der SAP ab, indem sie die Möglichkeit bietet, alle angelegten Kommentare in einer Gesamtliste anzuzeigen. Zusätzlich ermöglicht sie das Filtern und Sortieren der Kommentare, was eine effiziente Verwaltung und Analyse ermöglicht. Diese Funktionalitäten erlauben es den Anwender:innen, schnell relevante Informationen zu finden, Diskussionen zu verfolgen und auf wichtige Punkte zu reagieren. Dadurch wird die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens verbessert und letztendlich die Produktivität und Effektivität gesteigert.
4. SAC-Reporting
Das SAC-Reporting hat die manuell erstellten Excel-Übersichten abgelöst. Es bietet einen übersichtlichen Überblick pro Konzernbereich bzw. Sachkonto inklusive Abweichungen bei flexibler Auswahl von Basis, Vergleichsversion und Zeit. Ad-hoc-Analysen können somit flexibel durchgeführt werden. Darüber hinaus kann das SAC-Reporting mit wenigen Klicks die in Excel vordefinierten Übersichten integrieren und ein flexibles Year-to-Date oder den letzten Stand der Hochrechnung abbilden. Zudem können zu diesen Kennzahlen die entsprechenden Abweichungen berechnet werden. Insgesamt wurde der Aufwand für diese Auswertungen erheblich reduziert.
Benefits der Lösung
- Möglichkeit der durchgängigen Analyse der Zahlen
- Hohe Transparenz für alle Business-Verantwortlichen des gesamten Planungsprozesses
- Zeitersparnis durch weitgehend automatisierte und kontextbezogene Support-Prozesse
- Sämtliche Dokumentationen für Anwender:innen, Finanz- & Rechnungswesen und IT
- Uploadmöglichkeiten für Massendaten: Manuelle Übertragungen ins ERP S/4HANA werden von vordefinierten Export-Jobs übernommen und bieten hier zusätzliche Sicherheit, da Übertragungsfehler verhindert werden
- Klare und einheitliche Darstellung der Daten
- Übersichtliche Darstellung aller im Planungs-, Budgetierungs- und Hochrechnungsprozess erstellten Kommentare
- Hohe Transparenz und Strukturierung des Gesamtprozesses mit Hilfe des Kalenders der SAP Analytics Cloud
In diesem Projekt verwendete Technologien
Published by:
Philipp May
Leiter Berichtewerkstatt
Philipp May
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