3 Schritte zum erfolgreichen Stakeholder Management
- Projektmanagement
- Stakeholder-Management
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Julian Both
Stakeholder Management ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für jedes Projekt. Es umfasst die Identifikation, Analyse und Einbindung von Personen oder Gruppen, die direkt oder indirekt von einem Projekt betroffen sind oder Einfluss darauf nehmen können. Effektives Stakeholder Management hilft, Missverständnisse zu vermeiden, Erwartungen zu steuern und die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zu verbessern. Dieser Beitrag geht der Frage nach, wie Stakeholder systematisch gemanagt werden können und welche Instrumente dabei hilfreich sind.
Stakeholder sind alle Personen oder Gruppen, die durch ein Projekt betroffen sind oder es beeinflussen können. Dazu gehören interne Interessengruppen wie Management, Projektteams oder Abteilungen sowie externe Akteure wie Kunden, Lieferanten oder Behörden. Sie haben Anforderungen, Erwartungen und Ressourcen, die den Verlauf und Erfolg eines Projekts beeinflussen können.
Je nach Grösse und Komplexität des Projekts variiert der Aufwand für das Stakeholder-Management. Während kleinere Projekte oft informelle Prozesse nutzen, erfordern grosse Vorhaben eine strukturierte Herangehensweise, die sich an Standards wie dem PMBOK® Guide orientiert.
Wann beginnt Stakeholder Management?
Der beste Zeitpunkt, um mit Stakeholder-Management zu beginnen, ist in der Initiierungsphase eines Projekts. Hier werden die relevanten Stakeholder identifiziert, ihr Einfluss und ihre Erwartungen analysiert und erste Maßnahmen zur Einbindung in das Projekt definiert. Dieser Prozess setzt sich während des gesamten Projektlebenszyklus fort, da sich Stakeholder-Interessen oder Einflussmöglichkeiten im Verlauf ändern können.
Ein strukturiertes Stakeholder-Management sorgt dafür, dass:
- Wichtige Interessengruppen frühzeitig eingebunden werden
- Kommunikationsstrategien klar definiert sind
- Risiken minimiert und Chancen besser genutzt werden
Die 3 Schritte zum erfolgreichen Stakeholder Management
Ein erfolgreiches Stakeholder-Management folgt einem systematischen Ansatz, der in drei Hauptschritten umgesetzt wird:
1. Identifikation der Stakeholder
Der erste Schritt besteht darin, alle relevanten Stakeholder zu identifizieren. Dies geschieht mithilfe eines Stakeholder-Registers, in dem die Namen, Rollen, Interessen und Einflussmöglichkeiten der Beteiligten dokumentiert werden, jedoch ist das Dokument nicht ausschliesslich auf diese Informationen beschränkt. Das Stakeholder-Register wird idealerweise nach der Genehmigung des Projekt-Charters erstellt und kontinuierlich aktualisiert.
Um ein Stakeholder Register zu erstellen, reicht es aus, ein gängiges Tool wie Microsoft Excel oder Google Sheets zu nutzen.
2. Planung der Stakeholder-Einbindung
In dieser Phase wird definiert, wie und in welchem Umfang die Stakeholder in das Projekt eingebunden werden. Hierbei hilft ein Stakeholder-Management-Plan, der zentrale Informationen enthält, wie:
- Kommunikationsstrategien (z. B. Meetings, Berichte, digitale Tools)
- Verantwortlichkeiten im Projektteam
- Massnahmen zur Förderung des Stakeholder-Engagements
- Zeitpläne für regelmässige Abstimmungen
Die Kommunikationsstrategie sollte an die Bedürfnisse der Stakeholder angepasst sein. Hochrangige Stakeholder mit viel Macht erfordern detaillierte Informationen, während Stakeholder mit geringem Einfluss kürzere Updates erhalten können.
Der Stakeholder-Management-Plan Plan dient als Leitfaden, an dem sich Projektmanager und andere Projektmitglieder während des gesamten Projektlebenszyklus orientieren können. Dabei bleibt das Dokument flexibel und kann auf veränderte Rahmenbedingungen oder neu gewonnene Erkenntnisse zu den Stakeholdern reagieren.
Beispiel für einen Stakeholder-Management-Plan:
3. Management und Monitoring des Stakeholder-Engagements
Während des gesamten Projekts ist es wichtig, das Engagement der Stakeholder zu überwachen und bei Bedarf anzupassen. Werkzeuge wie die Stakeholder Engagement Assessment Matrix und die Power-Interest-Matrix unterstützen bei der Analyse und Kategorisierung.
Die Engagement Assessment Matrix bewertet, ob ein Stakeholder den gewünschten Grad an Engagement zeigt, und hilft, Maßnahmen zur Verbesserung abzuleiten:
C (Current): Der aktuelle Grad des Engagements
D (Desired): Der gewünschte Grad des Engagements
Das Ziel besteht darin, den aktuellen Status der Stakeholder zu analysieren und Strategien zu entwickeln, um sie auf das gewünschte Engagement-Niveau zu bringen, sodass sie aktiv zum Projekterfolg beitragen und durch ihre Ressourcen und Unterstützung eine wertvolle Bereicherung darstellen.
Die Power-Interest-Matrix kategorisiert Stakeholder nach ihrem Einfluss und Interesse:
Keep Satisfied: Hohe Macht, wenig Interesse.
Manage Closely: Hohe Macht, hohes Interesse.
Keep Informed: Geringe Macht, hohes Interesse.
Monitor: Geringe Macht, wenig Interesse.
Sie dient als Grundlage zur Bestimmung, wie und in welcher Frequenz mit den einzelnen Stakeholdern kommuniziert werden soll. Jedoch ist auch hier zu beachten, dass es sich um ein dynamisches Dokument handelt. Wenn sich die Rahmenbedingungen eines Stakeholders ändern, kann sich der Einfluss und das Interesse ebenfalls ändern.
Fazit
Stakeholder Management ist mehr als nur ein unterstützender Prozess – es ist ein zentraler Erfolgsfaktor für jedes Projekt. Eine frühzeitige Identifikation und eine strukturierte Einbindung relevanter Stakeholder tragen dazu bei, Risiken zu minimieren, Chancen zu nutzen und eine positive Zusammenarbeit zu fördern. Mit einer klaren Strategie, gut dokumentierten Informationen und kontinuierlichem Monitoring können Missverständnisse vermieden und eine starke Akzeptanz für das Projekt geschaffen werden.
Indem Projektleiter gezielt Werkzeuge wie das Stakeholder Register, die Power-Interest-Matrix und die Stakeholder Engagement Assessment Matrix einsetzen, können sie sowohl die Erwartungen der Stakeholder erfüllen als auch den Projekterfolg nachhaltig sichern. Ein gut durchdachtes Stakeholder Management schafft nicht nur Mehrwert für das aktuelle Projekt, sondern stärkt auch Beziehungen und Vertrauen für zukünftige Vorhaben.
Die Investition in Stakeholder Management zahlt sich aus – sowohl kurzfristig durch reibungslosere Abläufe als auch langfristig durch bessere Projektergebnisse und eine stärkere Unterstützung aller Beteiligten.
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