Digitalisierung von handbeschriebenen Formularen
- Data Science
- data, datastore, digitalisation
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Dr. Stefan Lieder
Warum Formulare digitalisieren?
In Prozessen, die hochfrequent und damit in grossen Mengen Informationen von Nutzern aufnehmen, kommen auch heute noch häufig Papierformulare zur Anwendung. In diesen Situationen ist es hinderlich, die benötigten Informationen in einer Eingabemaske an einem Computer oder Tablet einzugeben – ein handschriftliches Formular ist dann besser geeignet, um den grossen Durchsatz zu gewährleisten.
Dennoch werden die Daten aus den Formularen in digitaler Form benötigt, um damit Datenbanken zu befüllen; dies aus zweierlei Gründen: Zum einen findet man später sehr schnell den Datensatz, der von Interesse ist, zum anderen ist es platz- und kostensparender, als die Dokumente physisch in einem Lager zu archivieren.
Beispiel für handbeschriebene Formulare
Als Beispiel dient die Qualitätskontrolle in der industriellen Produktion, bei der Qualitätsmasse von Millionen Teilen pro Jahr aufgenommen werden müssen, um bspw. bei eventuellen Reklamationen die Rückverfolgung der Bauteile sicherzustellen.
Vorteile der Digitalisierung von handbeschriebenen Formularen im Vergleich zu digitalen Formularen
Alternative zu handbeschriebenen Formularen sind digitale Formulare, bei denen der Nutzer an einem Eingabegerät die Informationen direkt in ein digitales Format bringt – bspw. in Form einer Eingabemaske für eine Webapplikation. Die Vorteile der altmodischen Datenaufnahme sind:
- Kosteneinsparung aufgrund nicht notwendiger Ausstattung des Arbeitsplatzes mit IT-Umgebung, d. h. mit Hard- (z. B. Tablet) und Software (die i. d. R. entwickelt werden muss)
- Kosteneinsparung durch Skalierbarkeit, da die handschriftliche Verarbeitung am Arbeitsplatz um ein Vielfaches schneller verläuft – weniger Personal resp. Arbeitsplätze werden benötigt
- Eingabefehler werden durch handschriftliche Verarbeitung vermieden
Wie funktioniert die Digitalisierung handbeschriebener Formulare?
Prinzipiell geschieht die Digitalisierung in drei Schritten:
- Scannen der Formulare mit einem Scanner, der den hohen Durchsatz bewältigen kann
- Extrahieren der Informationen aus den Dokumenten mithilfe künstlicher Intelligenz
- Abspeichern der Daten in eine Datenbank
Welche Anforderungen werden an den Digitalisierungsprozess gestellt?
Eine Kosten-Nutzen-Rechnung muss vorgenommen werden, da auch der Digitalisierungsprozess Kosten verursacht. Ein Scanner muss beschafft und eine Softwarelösung entwickelt werden. Allerdings wird letztere relativ günstig sein, weil kein Frontend notwendig ist und auf Open Source Anwendungen basiert. Ebenfalls muss der Prozess der „Informationseingabe“ einen relativ grossen Anteil am Gesamtprozess der Informationsbeschaffung haben, sodass mit einem grossen Durchsatz auch ein grosser Zeitgewinn realisiert werden kann.
An die Handschrift werden keine Anforderungen gestellt. Das KI-System wird die Handschrift der einzelnen Nutzer automatisch erkennen/lernen.
Verschiedenartige Formulare oder auch verschiedene Versionen des gleichen Formulars müssen erkenntlich sein (z. B. durch ein Titelfeld bzw. ein Versionsfeld).
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