Business Case und Project Charter – Die offizielle Projektfreigabe
- Projektmanagement
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Julian Both
Jedes Projekt beginnt mit einer Idee, die das Potenzial hat, Innovationen voranzutreiben, Prozesse zu optimieren oder strategische Ziele zu erreichen. Doch ohne eine klare Strategie, eine fundierte Wirtschaftlichkeitsbewertung und eine formale Zustimmung bleibt diese Idee nur ein Konzept. Unternehmen müssen deshalb sicherstellen, dass ihre Projekte sowohl finanziell als auch strategisch tragfähig sind.
Ein strukturierter Ansatz hilft dabei, Risiken zu minimieren und Chancen optimal zu nutzen. Hier spielen der Business Case und die Projekt-Charta eine entscheidende Rolle: Während der Business Case die wirtschaftliche und strategische Begründung liefert, definiert die Projekt-Charta die Rahmenbedingungen für die Umsetzung.
Inhaltsverzeichnis
1. Projektvision und strategische Ausrichtung
Zu Beginn eines Projektes steht die Vision. Sie beschreibt das angestrebte Zukunftsbild und damit auch das eigentliche Ziel des Projekts. Sie dient als High-Level-Orientierung für alle Beteiligten.
Eine starke Projektvision motiviert nicht nur das Team, sondern definiert den langfristigen Nutzen und unterstützt die strategische Entscheidungsfindung durch die Lieferung von Klarheit über den beabsichtigten Wert des Projekts.
Die Projektvision sollte einfach, inspirierend und gut kommunizierbar sein, sodass sie als Leitfaden während der gesamten Projektdauer dient.
2. Business Case: Warum ein Projekt starten?
Nachdem eine Projektvision entworfen wurde, muss geprüft werden, ob diese nicht nur wirtschaftlich Sinn macht, sondern auch, ob das Projekt zu der strategischen Ausrichtung des Unternehmens passt. Der Business Case hilft dabei diese Notwendigkeit aus der wirtschaftlichen Sicht des Unternehmens zu begründen. Er analysiert Chancen und Risiken sowie die erwarteten Vorteile und Kosten. Die Entscheidungsträger nutzen ihn, um zu bewerten, ob ein Projekt wirtschaftlich und strategisch sinnvoll ist.
Im Consulting entspricht der Business Case oft einer zentralen Phase im Pre-Sales-Prozess. Bevor eine Lösung umgesetzt wird, müssen potenzielle Kunden überzeugt werden, dass das Projekt dem Unternehmen einen klaren geschäftlichen Mehrwert bietet. Ein Proof of Concept (PoC) geht mit dieser Art des Business Case Hand in Hand. Er ist zwar nicht erforderlich, kann in diesem Fall aber nützlich sein, da er erste praktische Erkenntnisse über die Machbarkeit und den potenziellen Nutzen eines Projekts für den Kunden liefert.
Wichtige Bestandteile eines Business Case
Ein vollständiger Business Case umfasst mehrere wesentliche Bestandteile, die miteinander verknüpft sind. Diese Bestandteile ermöglichen es, den Projekterfolg realistisch einzuschätzen und die besten Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.
Zunächst wird der Handlungsbedarf ermittelt, indem das Problem oder die Chance beschrieben wird, die das Projekt adressiert. Es wird aufgezeigt, warum eine Massnahme notwendig ist und welche Chancen dabei genutzt werden können.
In der Situationsanalyse werden die Ursachen, sowie die relevanten Einflussfaktoren und Einschränkungen untersucht. Hierbei werden sowohl interne als auch externe Aspekte berücksichtigt, um ein vollständiges Bild der Ausgangslage zu erhalten.
Handlungsoptionen werden entwickelt und bewertet, indem verschiedene Lösungsmöglichkeiten auf ihre Machbarkeit, Nutzen und Risiken geprüft werden. Die beste Lösung wird daraufhin empfohlen.
Die Kosten-Nutzen-Analyse stellt die finanziellen und nicht-finanziellen Vorteile den erwarteten Kosten gegenüber, um die Rentabilität der Lösungen zu prüfen. Dies hilft, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Abschliessend werden die Erfolgskriterien definiert, um den Fortschritt und Erfolg des Projekts zu messen. Diese messbaren Ziele ermöglichen eine regelmässige Überprüfung und gewährleisten, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
SWOT-Analyse: Chancen und Risiken erkennen
Eine strukturierte Methode zur Bewertung und Analyse der aktuellen Situation im Zusammenhang mit internen und externen Einflussfaktoren ist die SWOT-Analyse. Sie unterstützt die Entwicklung des Business Case, da sie dabei hilft die Ressourcen und Fähigkeiten eines Unternehmens besser zu verstehen, Prioritäten zu setzen und gezielte Handlungsoptionen zu entwickeln. Sie unterteilt sich in vier Kernbereiche:
Stärken (Strengths): Interne Faktoren, die das Projekt begünstigen (z. B. erfahrenes Team, starke Marktposition, innovative Technologie).
Schwächen (Weaknesses): Interne Herausforderungen (z. B. begrenzte Ressourcen, fehlende Erfahrung, technologische Abhängigkeiten).
Chancen (Opportunities): Externe Möglichkeiten, die das Projekt nutzen kann (z. B. Markttrends, technologische Entwicklungen, regulatorische Veränderungen).
Risiken (Threats): Externe Bedrohungen, die das Projekt gefährden können (z. B. Wettbewerber, wirtschaftliche Unsicherheiten, gesetzliche Einschränkungen).
Durch die Analyse dieser Punkte hilft das Tool dabei, strategische Vorteile zu identifizieren, indem sie z. B. Wettbewerbsvorteile, Marktchancen und technologische Entwicklungen betrachtet. Gleichzeitig ermöglicht sie eine klare Risikobewertung und es können fundierte Entscheidungen getroffen werden, die den Erfolg oder Misserfolg des Projekts beeinflussen können.
3. Projekt-Charta: Bedeutung und Inhalte
Nach der Genehmigung durch den Business Case definiert die Projekt-Charta den formalen Rahmen des Projekts. Sie ermöglicht dem Projektleiter, mit klarer Autorität und abgestimmten Ressourcen zu arbeiten.
Während die Projekt-Charta die Rahmenbedingungen und Freigabe von Ressourcen für die Umsetzung unternehmensinterne Projekte definiert, dient ein Vertrag, wie das Statement of Work (SoW), als Pendant für dienstleistungsorientierte Projekte. Der Inhalt eines solchen Statements kommt dem der Charta sehr nahe. Er regelt Leistungsumfang, Zuständigkeiten und Erwartungen und stellt sicher, dass alle Parteien klare Vereinbarungen für die Zusammenarbeit haben.
Diese Prozesse bieten einen strukturierten Ansatz, um sicherzustellen, dass ausschliesslich die notwendigen Arbeiten durchgeführt werden – nicht mehr und nicht weniger. Durch die konsequente Anwendung dieser Methoden können Projektmanager den Umfang gezielt steuern, Risiken minimieren und die Erfolgschancen des Projekts erheblich steigern.
Wichtige Elemente der Projekt-Charta
Die Projekt-Charta legt somit also die grundlegenden Rahmenbedingungen eines Projekts fest und dient als verbindliche Grundlage für dessen Umsetzung. Sie beginnt mit dem Projekthintergrund, in dem die Notwendigkeit des Projekts erläutert wird, indem relevante Probleme oder Chancen identifiziert werden. Darauf aufbauend werden die Projektziele formuliert, die klar, messbar und im Einklang mit den strategischen Vorgaben des Unternehmens stehen müssen.
Ein wesentlicher Bestandteil ist der High-Level-Projektumfang (Scope), der definiert, welche übergeordneten Aufgaben das Projekt verfolgt und welche nicht. Ebenso sind die Stakeholder und ihre Rollen präzise zu benennen, um Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten klar abzugrenzen. Der Zeit- und Budgetrahmen liefert einen ersten Überblick über den finanziellen und zeitlichen Rahmen, wodurch Ressourcen gezielt eingeplant werden können.
Zusätzlich enthält die Projekt-Charta Hauptannahmen und Risiken, die als Basis für die Risikobewertung dienen, um mögliche Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren. Abschliessend werden Erfolgskriterien definiert, anhand derer die Leistung und Zielerreichung des Projekts überprüft wird.
Warum ist die Projekt-Charta entscheidend?
Die Projekt-Charta erfüllt mehrere essenzielle Funktionen und baut zudem auf den zuvor entwickelten Business Case auf. Sie gewährleistet die formale Legitimation, indem sie durch den Sponsor offiziell genehmigt wird. Gleichzeitig sorgt sie für ein klares Ziel, indem sie alle relevanten Aspekte eindeutig definiert und dadurch Missverständnisse vermeidet. Eine frühzeitige Stakeholder-Integration stellt sicher, dass alle Beteiligten von Anfang an eingebunden sind, und fördert eine transparente Kommunikation.
Ein weiterer, zentraler Aspekt der Projekt-Charta ist zudem die Ressourcenfreigabe. Vor ihrer Genehmigung sind die benötigten Ressourcen oft noch im operativen Geschäft oder in anderen Projekten gebunden. Erst mit dem formellen Go wird es dem Projektmanager ermöglicht, diese gezielt für das Projekt einzusetzen.
Ein wichtiger Tipp: Da Ressourcen über den Projektverlauf hinweg tendenziell reduziert werden, sollte der Projektmanager frühzeitig so viele wie möglich sichern. Dies beschleunigt nicht nur den Projektfortschritt, sondern schafft auch einen Puffer für spätere Phasen. Dabei ist jedoch Vorsicht geboten – ein schnellerer Fortschritt sollte nicht dazu verleiten, den Projektumfang nachträglich auszuweiten.
Darüber hinaus dient die Projekt-Charta der strategischen Ausrichtung, da sie sicherstellt, dass das Projekt mit den übergeordneten Unternehmenszielen übereinstimmt. Nicht zuletzt bildet sie die Basis für eine strukturierte Planung, indem sie den Rahmen für eine gezielte Projektsteuerung setzt und als Referenzdokument während des gesamten Projektverlaufs dient.
4. Fazit: Business Case und Project Charter - Der Startschuss für jedes Projekt
Ein gut durchdachter Business Case und eine klare Projekt-Charta schaffen die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Projektstart. Sie reduzieren Unsicherheiten, maximieren Erfolgschancen und stellen sicher, dass alle Beteiligten auf eine gemeinsame Vision hinarbeiten. Darüber hinaus ermöglichen sie eine transparente Entscheidungsfindung und fördern eine frühzeitige Abstimmung zwischen den Stakeholdern, was das spätere Stakeholdermanagement unterstützt.
Ein fundierter Business Case verhindert Fehlinvestitionen, während eine präzise Projekt-Charta klare Verantwortlichkeiten schafft.
Letztlich sind diese beiden Dokumente essenziell, um Projekte effizient zu steuern, Risiken zu minimieren und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.
Mehr wissen?
Ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements ist das Stakeholder-Management. Dazu wird empfohlen, den Artikel 3 Schritte zum erfolgreichen Stakeholder Management zu lesen. Stakeholder Management spielt eine zentrale Rolle im Projektmanagement und kann massgeblich zum Erfolg oder Misserfolg eines Projekts beitragen.
In diesem Artikel werden folgende Punkte behandelt:
Identifikation und Analyse von Stakeholdern.
Strategien zur effektiven Kommunikation mit Stakeholdern.
Methoden zur Einbindung und Motivation von Stakeholdern.
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