Schedule-Management: Netzplantechnik und kritischer Pfad
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Julian Both
Das Terminmanagement, auch als Schedule Management bezeichnet, ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Es sorgt dafür, dass alle Projektaktivitäten innerhalb eines realistischen und abgestimmten Zeitrahmens geplant, überwacht und gesteuert werden. Ein gut strukturierter Projektzeitplan hilft dabei, Abhängigkeiten zu erkennen, Engpässe zu vermeiden und den Projektfortschritt gezielt zu steuern – und ist somit entscheidend für einen termingerechten Projektabschluss.
Inhaltsverzeichnis
1.Grundlagen des Schedule-Managements – Definition und Bedeutung im Projektkontext
Das Terminplanungsmanagement (Project-Schedule-Management) ist ein Kernbereich des Projektmanagements, der sich mit der zeitlichen Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten befasst, um die termingerechte Fertigstellung zu gewährleisten.
Es hilft bei realistischen Einschätzungen, effizienter Ressourcenzuweisung und frühzeitiger Erkennung von Verzögerungen. Ein gut strukturierter Terminplan dient als Roadmap für das Projektteam.
Das Project Management Institute (PMI) definiert es als eines der zehn Wissensgebiete im PMBOK® Guide, mit Prozessen wie Terminplanung, Vorgangsdefinition, Sequenzierung, Ressourcen- und Dauerschätzung, Terminplanentwicklung und -steuerung.
Effektives Terminplanungsmanagement beginnt mit der Identifikation und Sequenzierung aller Projektaktivitäten und der Erstellung eines detaillierten Terminplans mit Meilensteinen und Abhängigkeiten. Techniken wie Netzplantechnik helfen, den optimalen Projektverlauf zu bestimmen.
Das Verständnis dieser Grundlagen ist entscheidend für den Projekterfolg und ermöglicht realistische Zeitpläne, Risikominimierung und effektive Steuerung.
2. Komponenten der Projekt-Schedule
Ein Projekt-Schedule besteht aus mehreren wesentlichen Komponenten, die zusammen eine klare Struktur für die zeitliche Planung und Steuerung des Projekts bieten. Zu den zentralen Elementen gehören das Definieren von Meilensteinen, das Identifizieren der Aktivitäten und das Verstehen von Abhängigkeiten. Diese Aspekte bilden die Grundlage für einen präzisen und umsetzbaren Terminplan.
Meilensteine definieren
Meilensteine sind bedeutende Ereignisse innerhalb eines Projekts, die den Übergang zwischen Projektphasen markieren oder wichtige Zwischenziele darstellen. Diese dienen nicht nur der groben Terminplanung, sondern auch der Überwachung des Projektfortschritts. Ein gut gesetzter Meilenstein hilft dabei, komplexe Projekte in überschaubare Abschnitte zu unterteilen und bietet Orientierung für das gesamte Team sowie Stakeholder. Beispielsweise können Meilensteine den Abschluss einer Planungsphase, die Fertigstellung eines Prototyps oder die Freigabe eines Produkts umfassen. Dabei handelt es sich nicht um Aufgaben an sich, sondern markieren den Abschluss wichtiger Arbeitspakete und erleichtern so das Controlling und die Steuerung des Projekts.
Aktivitäten identifizieren
Das Identifizieren von Aktivitäten ist ein entscheidender Schritt, um die Arbeitspakete aus dem Projektstrukturplan (PSP) in konkrete Aktionen zu übersetzen. Dabei werden alle notwendigen Aufgaben dokumentiert, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Dieser Prozess zerlegt grössere Arbeitspakete in kleinere, handhabbare Einheiten, was eine präzisere Planung und Steuerung ermöglicht. Die identifizierten Aktivitäten bilden die Grundlage für die Erstellung des Terminplans und müssen klar definiert sowie vollständig dokumentiert sein. Inputs wie der Terminmanagementplan und der PSP spielen hierbei eine zentrale Rolle.
Abhängigkeiten verstehen
Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten bestimmen den logischen Ablauf eines Projekts und legen fest, welche Aufgaben voneinander abhängig sind und in welcher Reihenfolge diese ausgeführt werden müssen. Es gibt verschiedene Arten von Abhängigkeiten:
Finish-to-Start: Eine Aktivität kann erst beginnen, nachdem die vorherige abgeschlossen ist. Beispiel: Das Streichen einer Wand beginnt, nachdem der Putz getrocknet ist.
Start-to-Start: Hier startet eine Aktivität, sobald eine andere begonnen hat. Beispiel: Das Aufstellen von Absperrungen beginnt, wenn die Lieferung von Baumaterialien startet.
Finish-to-Finish: Eine Aktivität kann erst abgeschlossen werden, wenn eine andere beendet ist. Beispiel: Das Korrekturlesen eines Berichts kann erst enden, wenn der Bericht selbst fertiggestellt ist.
Start-to-Finish: Eine Aktivität kann erst abgeschlossen werden, nachdem eine andere begonnen hat. Beispiel: Die alte IT-Infrastruktur wird erst abgeschaltet, wenn die neue in Betrieb ist.
Das Verständnis dieser Abhängigkeiten ist essenziell für die Sequenzierung der Aktivitäten und die Erstellung eines realistischen Zeitplans. Eine klare Visualisierung dieser Beziehungen, beispielsweise durch Netzplantechniken oder Gantt-Diagramme, hilft dabei, Engpässe zu vermeiden und den kritischen Pfad zu bestimmen.
Zusammenhang der Komponenten
Die Definition von Meilensteinen, das Identifizieren von Aktivitäten und das Verstehen von Abhängigkeiten sind eng miteinander verknüpft. Meilensteine geben dem Projekt Struktur und Orientierungspunkte; Aktivitäten definieren die notwendigen Schritte zur Zielerreichung; Abhängigkeiten sorgen dafür, dass diese Schritte in einer logischen Reihenfolge ausgeführt werden können. Diese Komponenten bilden zusammen das Fundament eines erfolgreichen Projekt-Schedules und schaffen die Basis für eine präzise Zeitplanung sowie effektive Steuerung des Projekts.
Mit diesen Grundlagen wird sichergestellt, dass der Projekt-Schedule nicht nur als Planungsinstrument dient, sondern auch als dynamisches Werkzeug zur Überwachung und Steuerung des gesamten Projekterfolgs genutzt wird.
3. Erstellung des Terminplans
Im nächsten Schritt wird der Projekt-Schedule erstellt, der als Basis für die zeitliche Planung und Steuerung aller Aktivitäten dient. Dieser Prozess umfasst mehrere aufeinander abgestimmte Schritte, um einen präzisen, realistischen und umsetzbaren Zeitplan zu gewährleisten.
Projektstrukturplan (PSP) als Grundlage
Der Projektstrukturplan (PSP) oder auch die Work-Breakdown-Structure (WBS) ist das Fundament der Terminplanung und ein Resultat aus dem Scope-Management. Er zerlegt das Projekt in eine hierarchische Struktur aus Teilprojekten und Arbeitspaketen, die den gesamten Leistungsumfang (Scope) des Projekts abdecken. Diese Gliederung ermöglicht eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und stellt sicher, dass keine wesentlichen Aufgaben übersehen werden. Der PSP dient als Ausgangspunkt für die Identifikation aller Aktivitäten, die in den Terminplan integriert werden müssen. Ohne einen vollständigen und gut strukturierten PSP ist eine präzise Terminplanung kaum möglich.
Sequenzierung der Projektaktivitäten
Nachdem alle Aktivitäten aus dem PSP identifiziert wurden, folgt die Sequenzierung dieser Aufgaben. Dabei wird festgelegt, in welcher Reihenfolge die Aktivitäten ausgeführt werden. Hierbei spielen die oben erläuterten Abhängigkeiten eine zentrale Rolle. Die Sequenzierung wird häufig durch Netzplantechniken oder Gantt-Diagramme visualisiert, um den logischen Ablauf der Aktivitäten darzustellen und mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen.
Schätzmethoden
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Schätzung der Ressourcen und der Dauer der Aktivitäten:
Personalbedarf und Ressourcen schätzen:
Für jede Aktivität wird ermittelt, welche Ressourcen (z. B. Personal, Material, Ausrüstung oder Infrastruktur) für die Durchführung der Aktivitäten benötigt werden und in welchem Umfang diese verfügbar sind.
Wenn es Einschränkungen bei den Ressourcen Ihres Projekts gibt, könnte sich dies auf die Dauer auswirken.
Auch die Wahl der Ressourcen kann einen Einfluss haben. Ein erfahrener Konstrukteur benötigt möglicherweise weniger Stunden für eine Tätigkeit als ein eher unerfahrener Konstrukteur, was sich auf die Dauer der Tätigkeit, die Qualität des Ergebnisses und letztlich auf die Kosten des Projekts auswirken kann.
Aufgabendauer schätzen:
Basierend auf den verfügbaren Ressourcen wird die Dauer jeder Aktivität geschätzt. Dabei kommen verschiedene Methoden wie Expertenschätzungen oder datenbasierte Ansätze (z. B. Analogieverfahren) zum Einsatz.
Die analoge Schätzung stützt sich auf einen Vergleich mit ähnlichen Aktivitäten in der Vergangenheit. Diese Methode ist auch nützlich, um die Zeit oder das Budget für ein ganzes Projekt während der Vorprojektphase zu schätzen, wenn die Projektcharta entwickelt wird.
Die parametrische Schätzung basiert auf der Verwendung von Kennzahlen – wie z. B. Kosten pro Quadratmeter -, die aus früheren Projekten bekannt sind. Diese Methode wird häufig in früheren Phasen eines Projekts angewandt, wenn Vorschläge gemacht werden müssen, aber noch keine detaillierten Informationen über die einzelnen Aktivitäten vorliegen.
Bei bestehenden Unsicherheiten bezüglich eines bevorstehenden Projektes wird die Drei-Punkte-Schätzung verwendet. Dabei wird eine von zwei Formeln benutzt, die dieselben drei Datenpunkte verwenden: eine optimistische Schätzung, eine pessimistische Schätzung und eine höchstwahrscheinliche Schätzung. Hier eine Übersicht der Formeln, die für die Drei-Punkte-Schätzung verwendet werden:
Dreiecksverteilung: (Optimistische Schätzung + Wahrscheinliche Schätzung + Pessimistische Schätzung) / 3
Beta-Verteilung: (Optimistische Schätzung + (4x Wahrscheinliche Schätzung) + Pessimistische Schätzung) / 6
Diese Schätzungen sind essenziell, um einen realistischen Zeitplan zu entwickeln.
Netzplantechnik und kritischer Pfad
Die Netzplantechnik ist ein bewährtes Werkzeug zur Analyse des Projektzeitplans. Die Methode ermöglicht es, den kritischen Pfad zu identifizieren – jene Abfolge von Aktivitäten, die die Gesamtdauer des Projekts bestimmen. Im Rahmen dieser Analyse werden zwei zentrale Techniken verwendet:
Vorwärtsrechnung: Die Vorwärtsrechnung beginnt mit der Festlegung eines Startdatums für den Startmeilenstein. Anschliessend wird der Netzplan in der durch logische Anordnungsbeziehungen definierten Reihenfolge durchlaufen – von links nach rechts, von Vorgang zu Vorgang. Dabei werden jedem Vorgang und Meilenstein jeweils ein frühestmöglicher Start- und Endtermin zugewiesen. Auf diese Weise lässt sich der frühestmögliche Endtermin des Projekts bestimmen, wodurch zugleich die minimale Projektdauer ermittelt wird.
Rückwärtsrechnung: Bei der Rückwärtsrechnung wird zunächst ein Endtermin für den Endmeilenstein festgelegt, der entweder dem in der Vorwärtsrechnung berechneten Datum entspricht oder durch eine vorgegebene Einschränkung bestimmt wird. Anschliessend erfolgt die Berechnung in umgekehrter Richtung – von rechts nach links – bis zum Startmeilenstein. Dabei werden jedem Vorgang und Meilenstein späte Start- und Endtermine zugewiesen, die die zeitlichen Spielräume innerhalb des Projektzeitplans verdeutlichen.
Pufferzeiten (Float): Die Differenz zwischen spätem und frühem Endtermin ergibt die Pufferzeit (Float). Ist dieser Wert negativ, weist dies darauf hin, dass die geplanten Termine ohne Anpassung des Zeitplans nicht eingehalten werden können.
Im nächsten Schritt gilt es den kritischen Pfad zu ermitteln (siehe die Abbildung oben – rote Linie). Der kritische Pfad beschreibt die Abfolge von Aktivitäten, die die Gesamtdauer des Projekts bestimmen. Er zeigt die längste Kette von abhängigen Vorgängen und somit den frühestmöglichen Projektabschluss.
Aktivitäten auf dem kritischen Pfad haben keine Pufferzeiten, was bedeutet, dass jede Verzögerung hier das Projektende direkt nach hinten verschiebt. Die Identifikation des kritischen Pfads ist entscheidend für das Projektmanagement, da diese hilft, Ressourcen effizient zu verteilen und Risiken zu minimieren. Projektmanager können so gezielt auf zeitkritische Aktivitäten fokussieren und bei Bedarf Gegenmassnahmen einleiten, um den Zeitplan einzuhalten.
Es ist wichtig zu beachten, dass sich der kritische Pfad im Laufe des Projekts ändern kann, wenn sich Aktivitätsdauern oder Abhängigkeiten verschieben.
Zusammenführung der Schritte
Die Erstellung eines Terminplans ist ein iterativer Prozess: Der PSP liefert die Grundlage für die Identifikation von Aktivitäten; deren Sequenzierung definiert den logischen Ablauf; Schätzmethoden sorgen für realistische Zeit- und Ressourcenvorgaben; und Netzplantechniken gewährleisten eine fundierte Analyse des Zeitplans. Diese Schritte zusammen bilden einen präzisen und robusten Projekt-Schedule.
Ein gut erstellter Terminplan gibt dem Projektteam nicht nur Orientierung, sondern dient auch als Kontrollinstrument während der Projektdurchführung. In den nächsten Abschnitten wird erläutert, wie dieser Plan überwacht und gegebenenfalls angepasst werden kann, um den Projekterfolg sicherzustellen.
4. Analyse und Optimierung des Terminplans
Die Analyse und Optimierung des Terminplans sind entscheidende Schritte im Projektmanagement und umfasst die gründliche Untersuchung des bestehenden Zeitplans sowie die Anwendung spezifischer Techniken zur Verbesserung und Beschleunigung des Projektablaufs.
Terminplan analysieren
Die Analyse des Terminplans beginnt mit einer detaillierten Überprüfung aller Projektaktivitäten, ihrer Dauer und Abhängigkeiten. Projektmanager nutzen hierbei verschiedene Tools und Techniken, um potenzielle Engpässe, Risiken und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Dazu gehören:
Kritische Pfadanalyse: Identifizierung der Aktivitäten, die den Gesamtzeitplan am stärksten beeinflussen.
Ressourcenauslastungsanalyse: Überprüfung der Verfügbarkeit und Zuweisung von Ressourcen.
Meilenstein-Trendanalyse: Bewertung des Projektfortschritts im Vergleich zu geplanten Meilensteinen.
Diese Analyse hilft, Bereiche zu identifizieren, in denen Optimierungen den grössten Einfluss auf den Projektzeitplan haben können.
Optimierungstechniken
Nach der Analyse können Projektmanager verschiedene Techniken anwenden, um den Terminplan zu optimieren. Zwei der wichtigsten Methoden sind Crashing und Fast Tracking.
Crashing
Crashing ist eine Technik zur Verkürzung der Projektdauer durch Hinzufügen zusätzlicher Ressourcen. Diese Methode wird typischerweise auf Aktivitäten des kritischen Pfads angewendet, um die Gesamtprojektdauer zu reduzieren. Beim Crashing werden:
Zusätzliche Mitarbeiter eingesetzt oder Überstunden genehmigt.
Leistungsfähigere Ausrüstung oder Technologien eingeführt.
Externe Experten oder Dienstleister hinzugezogen.
Es ist wichtig zu beachten, dass Crashing oft mit erhöhten Kosten verbunden ist und sorgfältig gegen den Nutzen der Zeitersparnis abgewogen werden muss.
Fast Tracking
Fast Tracking ist eine Technik, bei der Aktivitäten, die normalerweise sequenziell ausgeführt würden, parallel oder überlappend durchgeführt werden. Diese Methode zielt darauf ab, die Projektdauer zu verkürzen, ohne notwendigerweise zusätzliche Ressourcen hinzuzufügen. Beim Fast Tracking:
Werden Aktivitäten neu angeordnet, um Überlappungen zu ermöglichen.
Wird die Kommunikation zwischen Teammitgliedern intensiviert, um Abstimmungsprobleme zu minimieren.
Werden Risiken sorgfältig abgewogen, da parallele Ausführung zu Qualitätsproblemen führen kann.
Fast Tracking erfordert eine genaue Kenntnis der Projektabhängigkeiten und kann die Komplexität des Projektmanagements erhöhen.
Kombination und Anwendung
In der Praxis kombinieren erfahrene Projektmanager oft beide Techniken, um die optimale Balance zwischen Zeitersparnis, Kosten und Risiken zu finden. Die Entscheidung, welche Technik oder Kombination von Techniken angewendet wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschliesslich:
Projektpriorität und Dringlichkeit
Verfügbares Budget
Ressourcenverfügbarkeit
Komplexität der Projektabhängigkeiten
Eine sorgfältige Abwägung dieser Faktoren ist entscheidend für den Erfolg der Terminplanoptimierung.
Die Analyse und Optimierung des Terminplans ist ein kontinuierlicher Prozess während der gesamten Projektlaufzeit. Regelmässige Überprüfungen und Anpassungen helfen, den Projekterfolg sicherzustellen und auf Veränderungen oder unvorhergesehene Ereignisse flexibel reagieren zu können.
5. Überwachung und Kontrolle des Terminplans
Die Überwachung und Kontrolle des Terminplans dienen der Sicherstellung des Projektfortschritts, sodass dieser mit den ursprünglichen Planungen übereinstimmt. Diese Phase ermöglicht es Projektmanagern, Abweichungen frühzeitig zu erkennen, deren Ursachen zu analysieren und geeignete Korrekturmassnahmen einzuleiten. Der Fokus liegt dabei auf der Fortschrittsmessung sowie dem Umgang mit Abweichungen und Änderungen.
Fortschrittsmessung und -berichterstattung
Die Fortschrittsmessung hilft den aktuellen Status des Projekts im Vergleich zum geplanten Zeitplan zu bewerten. Methoden wie die Earned Value Analysis (EVA) oder Meilenstein-Trendanalyse (MTA) ermöglichen eine objektive Beurteilung der Projektleistung. Dabei werden Ist-Daten wie abgeschlossene Aufgaben oder erreichte Meilensteine mit den Soll-Vorgaben abgeglichen.
Ein regelmässiges Berichtswesen stellt sicher, dass alle Stakeholder über den Fortschritt informiert sind. Standardisierte Statusberichte enthalten Informationen zu abgeschlossenen Aktivitäten, verbleibenden Aufgaben, potenziellen Risiken und Abweichungen. Diese Berichte schaffen Transparenz und unterstützen fundierte Entscheidungen zur Steuerung des Projekts.
Umgang mit Abweichungen und Änderungen
Abweichungen treten auf, wenn der tatsächliche Projektfortschritt vom geplanten Zeitplan abweicht. Diese können durch interne Faktoren wie Ressourcenkonflikte oder externe Einflüsse wie unvorhergesehene Ereignisse verursacht werden. Die Identifikation solcher Abweichungen erfolgt durch kontinuierliches Monitoring des Projektfortschritts.
Nach der Feststellung von Abweichungen ist eine Analyse der Ursachen entscheidend. Typische Massnahmen zur Korrektur umfassen:
Zeitliche Anpassungen: Verschiebung oder Neuanordnung von Aktivitäten.
Ressourcenumverteilung: Einsatz zusätzlicher Ressourcen zur Beschleunigung kritischer Aufgaben.
Änderungsmanagement: Anpassung des Projektplans bei grösseren Änderungen des Umfangs oder der Rahmenbedingungen.
Ein effektiver Umgang mit Änderungen erfordert klare Prozesse, um Änderungsanforderungen zu bewerten und deren Auswirkungen auf den Zeitplan, das Budget und die Qualität zu analysieren. Änderungen sollten dokumentiert und transparent kommuniziert werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
6. Fazit
Das Terminplanungsmanagement ist ein zentraler Pfeiler des erfolgreichen Projektmanagements. Es ermöglicht Projektmanagern, Risiken zu minimieren, Ressourcen effizient einzusetzen und Projektziele termingerecht zu erreichen. Durch die Integration von strukturierter Planung, kontinuierlicher Überwachung und flexibler Anpassung bildet es das Rückgrat für eine erfolgreiche Projektdurchführung. Die Beherrschung dieser Prozesse und Techniken ist eine Schlüsselkompetenz im modernen Projektmanagement und unerlässlich für den Erfolg komplexer Projekte in einer dynamischen Geschäftswelt. Ein effektives Terminplanungsmanagement trägt wesentlich zur Zufriedenheit aller Stakeholder bei und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projektabschlusses erheblich.
