Numérisation de formulaires manuscrits
- Science des données
- data, datastore, digitalisation
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Dr. Stefan Lieder
Pourquoi numériser les formulaires ?
Aujourd'hui encore, les formulaires papier sont souvent utilisés dans les processus qui reçoivent des informations à haute fréquence et donc en grande quantité de la part des utilisateurs. Dans ces situations, il est gênant de saisir les informations requises dans un masque de saisie sur un ordinateur ou une tablette - un formulaire manuscrit est alors mieux adapté pour garantir un débit important.
Néanmoins, les données des formulaires sont nécessaires sous forme numérique pour alimenter les bases de données, et ce pour deux raisons : D'une part, on retrouve très rapidement par la suite l'ensemble de données qui nous intéresse, et d'autre part, cela permet de gagner de la place et de réduire les coûts plutôt que d'archiver physiquement les documents dans un entrepôt.
Exemple de formulaires écrits à la main
Le contrôle de la qualité dans la production industrielle en est un exemple : des millions de pièces doivent être enregistrées chaque année afin de garantir la traçabilité des composants en cas de réclamation.
Avantages de la numérisation des formulaires manuscrits par rapport aux formulaires numériques
Les formulaires numériques constituent une alternative aux formulaires manuscrits : l'utilisateur saisit directement les informations dans un format numérique à l'aide d'un appareil de saisie, par exemple sous la forme d'un masque de saisie pour une application web. Les avantages de la saisie de données à l'ancienne sont les suivants :
- Réduction des coûts en raison de la non-nécessité d'équiper le poste de travail d'un environnement informatique, c'est-à-dire de matériel (par exemple une tablette) et de logiciels (qui doivent généralement être développés).
- Réduction des coûts grâce à l'évolutivité, car le traitement manuscrit au poste de travail est beaucoup plus rapide - moins de personnel ou de postes de travail sont nécessaires.
- les erreurs de saisie sont évitées grâce au traitement manuscrit
Comment fonctionne la numérisation des formulaires manuscrits ?
En principe, la numérisation se déroule en trois étapes :
- Scanner les formulaires avec un scanner capable de gérer le haut débit
- Extraire les informations des documents à l'aide de l'intelligence artificielle
- Enregistrement des données dans une base de données
Quelles sont les exigences posées au processus de numérisation ?
Un calcul coûts/bénéfices doit être effectué, car le processus de numérisation a également un coût. Un scanner doit être acheté et une solution logicielle doit être développée. Toutefois, cette dernière sera relativement bon marché, car elle ne nécessite pas de front-end et repose sur des applications open source. De même, le processus de "saisie des informations" doit représenter une part relativement importante de l'ensemble du processus de collecte des informations, de sorte qu'un grand débit permette également de réaliser un gain de temps important.
Aucune exigence n'est posée en matière d'écriture. Le système d'IA reconnaîtra/apprendra automatiquement l'écriture de chaque utilisateur.
Les différents formulaires ou les différentes versions d'un même formulaire doivent être reconnaissables (p. ex. par un champ de titre ou de version).
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