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Dr. Yvonne Avaro
Lea ist Teil vom diesjährigen Event „3days2intelligentrpa“ der SAP. Hier dokumentiert sie in dem virtuellen Tagebuch ihre Eventteilnahme und nimmt uns mit auf die Reise zum RPA Prototypen.
Wer nimmt am RPA Workshop teil?
Ich bin Lea und seit dem 01. März 2022 Masterandin bei der s-peers AG. Ich schreibe meine Masterarbeit zum Thema RPA, weshalb das Event für mich perfekt gepasst hat!
Lea Ross
Masterandin
Datenwerkstatt
Leas Motivation für die Teilnahme am Workshop
Ich habe an dem Workshop teilgenommen, da ich mich im Rahmen meiner Masterarbeit mit dem RPA-Tool von SAP beschäftigt und durch den Workshop die Möglichkeit hatte, sehr schnell und intuitiv erste Bots zu entwickeln.
Das Thema von meiner Masterarbeit bei der s-peers AG lautet: Robotic Process Automation in der Datenaufbereitung: Nutzwertanalyse im Finanzbereich.
Was ist RPA?
Robotic Process Automation (RPA) ist eine Automatisierungstechnologie, bei der mit Hilfe von Software menschliches Verhalten imitiert wird. Ziel der Automatisierung sind repetitive Aufgaben mit geringer Wertschöpfung wie das Kopieren, Einfügen, Exportieren, Zusammenführen oder Verschieben von Daten (Aguirre und Rodriguez, 2017, S. 70).
Bei der Implementierung eines Softwareroboters wird das bestehende System nicht beeinflusst, es müssen also keine Änderungen oder Anpassungen durchgeführt werden (Ansari et al., 2019, S. 3). Der Roboter interagiert ausschließlich über die Benutzeroberfläche mit betrieblichen Anwendungen, eine Anpassung der vorhandenen Anwendungssysteme ist deshalb nicht notwendig (Barton et al., 2018, S. 125).
SAP Intelligent Robotic Process Automation ist die robotergestützte Prozessautomatisierungsschicht der SAP Business Technology Platform und unterstützt bei der Erstellung, Planung, Verwaltung und Überwachung von Bots um Ressourcen für Aktivitäten und Prozesse mit hoher Wertschöpfung freisetzen (SAP, 2022).
Was ist der Workshop 3Days2IntelligentRPA überhaupt?
Der Event 3Day2IntelligentRPA ist ein virtueller, von der SAP organisierter Mini-Hackathon. In 3 Tagen werden die Teilnehmer befähigt, mit RPA einen Prototyp zu bauen.
Leas 3Days2IntelligentRPA Tagebuch:
Während eines Kick-off Meetings bekamen wir einen Überblick über das, was uns die nächsten Tage erwarten wird.
Um an Tag 1 gleich startbereit zu sein, bekamen wir Informationen zum Zugriff auf das Tool und wie die Kommunikation und Zusammenarbeit in den nächsten Tagen ablaufen wird.
An Tag 1 haben wir eine Einführung in das SAP-Tool IRPA bekommen. SAP IRPA besteht aus drei Komponenten: der Cloud Factory (um erstellte Bots zu überwachen), dem Cloud Studio (um Bots zu designen) und dem Desktop Agent (um Bots auszuführen). Prozesse, die manuell und repetitiv, in einem hohen Volumen und in verschiedenen Systemen durchgeführt werden, eignen sich besonders, um mit Hilfe von IRPA automatisiert zu werden. Im Rahmen der Aufgaben zu Tag 1 konnten wir unseren ersten Bots selbst bauen. Ziel war es, einen Bot zu erstellen, der Daten aus einer Excel-Datei ausliest und diese in ein Online-Formular einträgt.
Nachdem wir bereits erste Erfahrungen in der Entwicklung von Bots gesammelt hatten, lernten wir heute den „Bot-Store“ kennen. Dieser kann wie ein Marktplatz innerhalb der Cloud Factory verstanden werden, indem vordefinierte Bots zur Verfügung gestellt werden. Diese Bot-Beispiele sollen bei der Einführung von Best Practice Lösungen unterstützen und stehen für viele verschiedene Bereiche zur Verfügung. Nach dem theoretischen Teil des Workshops durften wir heute einen Bot aus dem Store übernehmen und diesen entsprechend anpassen: Die Daten zu einem Verkaufsauftrag, der in einer Excel-Datei erfasst wurde, wurden verwendet, um automatisch einen Verkaufsauftrag in SAP S/4HANA Cloud zu erstellen.
Der dritte Tag des Workshops fokussierte sich hauptsächlich auf die UI5-connection innerhalb von IRPA. Ziel am Ende des Tages war es, einen S/4HANA-spezifischen Bot zu bauen, der Bestellungen aus einer Excel einliest und diese in SAP S/4HANA prozessiert. Hierbei haben wir vor allem die Screen-Capture-Funktion verwendet, bei dem der jeweilige Bildschirm aufgenommen wird um dann festzulegen, in welchem Ausschnitt eine Aktion erfolgen soll (z.B. ein Klick oder das Einfügen von Daten).
Prototypentwicklung: Das sind Leas 3 Roboter
Dank der Bereitstellung von praktischen Aufgaben konnten wir schon während des Workshops einige funktionierende Roboter selbst erstellen. Hier eine Auswahl der drei erstellten Roboter in IRPA.
Der Roboter öffnet eine Excel-Instanz, fügt ein neues Tabellenblatt hinzu und schreibt den Text «Hello World» in eine definierte Zelle. Danach schliesst er die Excel-Instanz wieder.
Zunächst wurde mit Hilfe der «Screen-Capture»-Funktion eine Webseite aufgenommen, auf der Name und E-Mail eingetragen werden sollen. Der Roboter öffnet eine Excel-Datei, in der ein Name und eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist und speichert diese Werte. Dann öffnet er die zuvor aufgenommene Webseite und fügt die Daten in die entsprechenden Felder ein.
Der Roboter liest Daten zu einer Bestellung aus einer Excel-Datei aus und speichert diese. Dann startet er auf dem Home-Screen von SAP S/4HANA und ruft die Transaktion «Manage Purchase Orders» auf. Dort trägt er die entsprechenden Daten ein und erstellt so eine Bestellung inklusive Kopf- und Bestelldaten.
Leas Fazit aus dem Workshop
Der Workshop war super, um einen ersten Einblick in das SAP-Tool zu erhalten. Der Mix aus Theorie und praktischen Aufgaben im Workshop ermöglicht eine besonders steile Lernkurve.
Für mich war es erstaunlich zu sehen, wie schnell und einfach erste Bots erstellt werden können. Diese zu testen und weiterzuentwickeln hat mir sehr viel Spass bereitet.
Quellenangaben
Aguirre, Santiago; Rodriguez, Alejandro (2017): Automation of a Business Process Using Robotic Process Automation (RPA): A Case Study. In: Juan Carlos Figueroa-García, Eduyn Ramiro López-Santana, José Luis Villa-Ramírez und Roberto Ferro-Escobar (Hg.): Applied Computer Sciences in Engineering. Cham, 2017. Cham: Springer International Publishing, S. 65–71.
Ansari, Wasique Ali; Diya, Paritosh; Patil, Sahishnu; Patil, Sunita (2019): A Review on Robotic Process Automation – The Future of Business Organizations. In: SSRN Journal. DOI: 10.2139/ssrn.3372171.
Barton, Thomas; Müller, Christian; Seel, Christian (Hg.) (2018): Digitalisierung in Unternehmen. Wiesbaden: Springer Fachmedien Wiesbaden (Angewandte Wirtschaftsinformatik).
